|
Om journal- og arkivsystemet Acos Websak er utilgjengeleg for ein lengre periode, skal avdeling Innbyggjarservice setje i verk naudprosedyre som framstilt nedanfor. Føring av mellombels journal Avdeling Innbyggjarservice fører ein mellombels papirjournal over inn- og utgåande dokument som inneheld opplysningar i høve til arkivlova.
Behandling av innkomne og interne dokument
Arkivet registrerer innkomne dokument, både eksterne og interne, i mellombels papirjournal.
Kopi blir fordelt til leiar/saksbehandlar.
Når systemet igjen er tilgjengeleg, skal originaldokumenta registrerast i Acos Websak på grunnlag av mellombels journal.
Dokumentet vert påført saksnummer og saksbehandlar frå Acos Websak. Dokumenta vert skanna og fordelte til leiar/saksbehandlar.
Behandling av utgåande dokument
Saksbehandlar produserer dokumenta i det ordinære tekstbehandlingssystemet eller anna høveleg system.
Arkivkopi av det utgåande dokumentet vert sendt til arkivet via e-post eller på papir.
Arkivet journalfører dei utgåande dokumenta i mellombels journal.
Når systemet igjen er tilgjengeleg, registrerer arkivet utgåande dokument i Acos Websak
på grunnlag av tilsendt e-post eller papirkopi og registrering i mellombels papirjournal.
Dokumenta vert knytte til det elektronisk arkivet ved å arkivere dei elektroniske filane.
|