|
Det er arkivleders ansvar at arkivplanen alltid er ajourført. Det skal hvert år foretas en gjennomgang av arkivplanen med hver enkelt virksomhet. Dette skal gjøres etter følgende årshjul: Januar: Arkivering/periodisering av arkivplan Februar: Barnehagene Mars: Omsorg April: Generell vedlikehold av arkivplan Mai: VBH (Velferd, Barnevern og Helse) Juni:Generell vedlikehold av arkivplan Juli:Generell vedlikehold av arkivplan August:Generell vedlikehold av arkivplan September: Teknisk virksomhet Oktober:Generell vedlikehold av arkivplan November: Froland skole, Mykland oppvekstsenter og PPT Desember: Administrasjonsenheten, Rådmannen Følgende temaer skal gjennomgås med virksomhetene i forbindelse med gjennomgangen:
- Restanser, uavsluttede saker
- Gjennomgang av opplysninger i arkivplan knyttet til virksomheten
- Kartlegging av hva slags arkivdanning som foregår ved virksomheten
- Kartlegging av hva som foreligger av eldre/avsluttede arkivserier ved virksomheten
- Rutiner knyttet til arkivarbeidet ved virksomheten (utarbeide og vedlikeholde fagspesifikke arkivrutiner)
- Kartlegging av dokumentasjon knyttet til både aktive og avsluttede fagsystemer som foreligger hos virksomheten
- Opplæringsbehov 360
- Opplæringsbehov arkivkompetanse
Når det har vært en gjennomgang med samtlige virksomheter skal et eksemplar av arkivplanen arkiveres i kommunens saksarkiv. |