Arkivverket skriver:"Alle offentlige virksomheter skal ha et klassifikasjonssystem – ofte kalt en arkivnøkkel – for ordning av sitt saksarkiv. Systemet skal omfatte alle virksomhetens saksområder. Klassifikasjonssystemet er "nøkkelen" til ordning av et arkiv, og skal omfatte alle virksomhetens sakområder. Arkivnøkkelen kan vere basert på eitt eller fleire ordningsprinsipp. Oftast byggjer den på ei inndeling etter emne, men den kan også vere funksjons- eller objektbasert. Eksempel på objektordna seriar er personalsaker ordna etter namn eller fødselsdato og bygningssaker ordna etter gards- og bruksnummer. I eit papirarkiv blir det brukt rekkjeordningssystem som fastset korleis sakene skal stillast opp. Det kan vere kronologisk etter dato eller løpenummer, alfabetisk eller etter eit kodesystem frå ein arkivnøkkel." Rennebu kommune: Fra 01.01.2017 ble emnearkivet i Rennebu kommune digitalt. Arkivnøkler:
Frem til 1989: Arkivnøkkel NKS.
Fra 1990: K-koder. Objektordnet arkiv:
- Personalarkiv er ordnet etter fødselsnummer.
- Eiendomsarkiv er ordnet etter gårds- og bruksnummer.
- Elevarkiv er ordnet etter fødselsnummer.
- Barnehagemapper er ordnet etter fødselsnummer.
- Møtedokumenter er ordnet på K-kode i emnearkivet (033)
- Klientarkiv (Gerica) er ordnet etter fødselsnummer og navn
- Klientarkiv (Hove Total) er ordnet etter fødselsnummer
|