|
Rutine for håndtering av dokumenter i Mottak+ Rutinen skal sikre at dokumenter som Færder kommune mottar i Mottak+ blir tatt hånd om. Mottak+ er Færder kommunes løsning for mottak av digital post sendt inn via kommunens hjemmeside, SvarInn, E-dialog og overføring av dokumenter fra fagsystem til arkiv. Dokumentsenteret er ansvarlig for håndtering av dokumenter som mottas i Mottak+. Dokumenter som mottas i Mottak+ blir registrert i WebSak på tilhørende sak, eller på en ny sak. Dokumenteter som skal registreres i fagsystem til Helseforvaltningen, Barnevern, Helsestasjonen, Færderhuset, PPT og SikkerSak skal lagres i mappen (s:) Dokumentene som lagres her overføres automatisk til fordeling i fagsystem. Etter dokumentene er laget på (s:) skrives postlister til avdelingene som sendes på e-post. Postlistene inneholder informasjon om antall dokumenter som er overført og evt. initialer og titler tilhørende dokumentene. De sendte e-postene legges i mappen Kvitteringer skanning fagsystem i Outlook. Dokumenter til andre fagsystemer blir skrevet ut og sendt med internposten til rett avdeling i Færder kommune. Dokumenter som har blitt skrevet ut av Mottak+ blir slettet. Ved registrering av dokumenter fra Mottak+ må det sjekkes at det ligget et utgående dokument fra Færder kommune på saken dersom det kommer svarbrev på f.eks: søknad om tilskudd fra Budir. |