|
Rutine for håndtering av dokumenter i Mottak+ Rutinen skal sikre at dokumenter som Færder kommune mottar i Mottak+ blir tatt hånd om. Mottak+ er Færder kommunes løsning for mottak av digital post sendt inn via kommunens hjemmeside, SvarInn, E-dialog og overføring av dokumenter fra fagsystem til arkiv. Dokumentsenteret er ansvarlig for håndtering av dokumenter som mottas i Mottak+. Dokumenter som mottas i Mottak+ blir registrert i WebSak på tilhørende sak, eller på en ny sak. For dokumenteter som skal registreres i fagsystem til Helseforvaltningen, Barnevern, Helsestasjonen, Færderhuset, PPT og SikkerSak skal følgene gjøres:
1. Last ned dokumentene via kontekstmenyen.
2. Gå til nedlastede filer og pakk ut Zip-filen med dokumentene.
3. Sørg for at alle filene har PDF-format.
4. Lagre dokumentene i mappen (s:) Dokumentene som lagres her overføres automatisk til fordeling i fagsystem. Dokumenter til andre fagsystemer blir skrevet ut og sendt med internposten til rett avdeling i Færder kommune. Dokumenter som har blitt skrevet ut av Mottak+ blir slettet. Ved registrering av dokumenter fra Mottak+ må det sjekkes at det ligget et utgående dokument fra Færder kommune på saken dersom det kommer svarbrev på f.eks: søknad om tilskudd fra Budir. |