|
Strakstiltak og oppfølging Dersom sak- og arkivsystemet blir utilgjengeleg utanfor planlagt driftsavbrot i forbindelse med oppgraderingar, kontaktast systemansvarleg på IT med ein gong og arkivleiar orienterast. Arkivleiar føljar opp kontakten med IT-seksjonen og avdelingsleiing. Ved behov varslast også beredskapsansvarleg. Dersom intranett er tilgjengeleg, informerast organisasjonen via denne kanalen, eventuelt via andre kanalar. Om sak- og arkivsystemet er utilgjengeleg for eit lengre tidsrom (det vil si 2 arbeidsdagar eller meir), skal dokumentsenteret sette i verk nødprosedyren som er skildra her. Føring av midlertidig journal Er sak- og arkivsystemet utilgjengeleg skal dokumentsenteret opne post på ordinær måte og legge breva i eit omslag med dagens dato. Dersom dokument blir sendt til saksbehandlar skal dokumenta merkes tydeleg med ”kopi”. Etter 2 arbeidsdagar startast prosedyren med å registrere ein midlertidig papirjournal over innkommen og utgåande dokument. Papirjournalen skal innehalde opplysningar i samsvar med arkivforskrifta § 10. Behandling av innkomne og interne dokument Dokumentsenteret registrera innkomne dokument, både eksterne og interne, i den midlertidige papirjournalen før det tas kopi av originaldokumentet. Originalen oppbevarast hos dokumentsenteret inntil nødprosedyren er avslutta og dokumentet kan registrerast i sak- og arkivsystemet. Kopiane stemplast med dato og påførast "Ikkje skanna og reg.”. Kopiane fordelast deretter til rett avdeling eller seksjon. Når systemet er tilgjengeleg igjen, skannast og registrerast dei original dokumenta i sak- og arkivsystemet. Saksbehandlar kasserer kopiane når elektronisk versjon er tilgjengeleg i sak- og arkivsystemet. Er det påført merknader, skrivast desse inn av saksbehandlar i sak- og arkivsystemet under fana “merknader” på journalposten. Behandling av utgåande dokument Saksbehandlar produserer dokumenta i det ordinære tekstbehandlingssystemet eller annet hensiktsmessig system. Det er saksbehandlars ansvar å sende dokumenta ut. Arkivkopi av utgåande dokument sendast fortløpande til dokumentssenteret. Dokumentssenteret journalføra så dei utgåande dokumenta i den midlertidige journalen. Når systemet er tilgjengeleg igjen, registrerer dokumentsenteret dei utgåande dokumenta i sak- og arkivsystemet. Papirkopiane av utgåande brev leggjast til ordinær makulering etter registrering. |