Periodisering, bortsetting og avlevering av fysisk arkiv

Periodisering, bortsetting og avlevering av fysisk arkiv

Det dannes ikke lenger papirarkiver i kommunen, men informasjonen nedenfor beholdes foreløpig til bruk for avlevering. 

Ved overføring til bortsettingsarkiv skal man merke de enkelte arkivstykker (esker, pakker, protokoller, filmruller, elektroniske lagringsmedium etc.) med:

• navn på kommune
• navn på arkivskaper (dvs. etat/avdeling)
• arkivdel (kopibok, k-kodearkiv etc.)
• innhold (kode og tekst i arkivnøkkelen)
• tidsrom arkivmaterialet omfatter.

 
Videre skal man gjennomføre arkivbegrensning og kassasjon i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer. Det skal også utarbeides liste over materiale som blir kassert, og en fullstendig arkivliste over det som bevares. Ved bruk av elektronisk journal kan avleveringslisten produseres automatisk fra journalsystemet, men nummerering av arkivstykkene må påføres spesielt.
 
Møtebøker, protokoller, kopibøker og papirbaserte journaler skal bindes inn senest ved bortsetting.

Tjenesten ved ordning av papirarkiv kan kjøpes av kommunens arkivdepot, her Interkommunalt arkiv Agder

Avlevering til depot
Avlevering til arkivdepot skal normalt gjennomføres 25 år etter at arkivet gikk ut av aktiv bruk. Enheter som ønsker å avlevere til depot må kontakte depotansvarlig i god tid før avleveringen. Avleveringen skal omfatte evt. møtebøker, kopibøker, postjournal, saks- og spesialarkiv fra minst en arkivperiode. Materialet skal være ordnet i arkivserier.

Når arkiv blir avlevert til depot, skal det følge med avleveringslister. Avleveringslistene skal inneholde opplysninger om arkivskaper og innholdet i avleveringen. Som minimum skal en ha med en oversikt over arkivserier og arkivstykke i hver serie (protokoll eller arkivboks). Arkivstykkene skal være merket med arkivskapernavn og årstall. Avlevert arkiv skal være ferdig kassasjonsbehandlet.

Det administrative ansvaret for avlevert materiale blir overført fra arkivskaperen til depotet.
Nærmere retningslinjer for avlevering til arkivdepot vil bli utarbeidet av depotansvarlig og tatt med i arkivplanen.

Periodisering fysisk arkiv

Papirbaserte arkiv skal behandles på denne måten:

• Møtebøker og vedtaksbøker: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn.
• Kopibøker: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn .
• Postjournaler: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn.
• Spesialarkiv: Mapper som har blitt uaktuelle i løpet av arkivperioden skal skilles ut fra det aktive arkivet.
• Saksarkiv: De avsluttede sakene fra siste arkivperiode skal skilles ut, pakkes i arkivbokser og overføres til bortsettingsarkiv i samsvar med instruks for periodisering av saksarkiv. Utskillingen av avsluttede saker skal gjøres på følgende måte:

- Der man bruker edb-journal, skal det skilles ut saker etter den saksutskriften som blir produsert i forbindelse med saneringen av postjournalen.

- Der man bruker manuell journal, skal det benyttes skarpt periodeskille (jf. arkivforskriftens § 3-13). Det betyr at dokumenter som tilhører saker som er aktive ved periodeskillet, enten settes bort med den avsluttede perioden eller overføres til den nye perioden. Uansett må det lages henvisninger i journalen og i saksmappene som sikrer at man finner igjen dokumenter som krysser periodeskillet.

- Saksmappene som er skilt ut fra saksarkivet, skal legges i arkivbokser. Arkivboksene skal merkes med etiketter som viser arkivskaper, ytterår og innhold.

- En bør samtidig skille saker som senere skal kasseres fra saker som skal bevares. Kassable saker bør samles i egne bokser, der etikettene i tillegg til arkivskaper, år og innhold også er merket med kassasjonsår.

Avlevering - personregistre

Personmapper fra sensitive personregistre skal som hovedregel avleveres 10 år etter siste kontakt med vedkommende person. Når en slik avlevering skjer til IKAVA, er det å regne som fjernarkivering (depotordning) under særlig trygge forhold. Deponert arkivmateriale av denne typen er fremdeles underlagt kommunenes disposisjonsrett.

Deponering skal normalt gjennomføres hvert fjerde år.

Materialet skal være arkivbegrenset, renset (binders/stifter etc. fjernet), ordnet og pakket i arkivbokser og registrert på avleveringsliste.

Mappene skal legges i godkjente arkivbokser i samme orden som den arkivet var ordnet etter før deponering. Aktuelle ordningsmåter er etter fødselsdato, alfabetisk etter navn, eller etter klientnummer. Mapper etter døde personer bør merkes særskilt. Dersom en har større mengder slike mapper, kan disse legges i egne arkivbokser som en egen serie. Arkivboksene skal nummereres fortløpende og merkes med navnet til kommunen, avdelingen/kontoret, innhold og årstall.

Personregistermappene skal registreres med navn og fødselsdato på avleveringsliste. Denne skal gi oversikt over hvilke mapper som ligger i hver enkelt arkivboks. Dersom mappene er ordnet etter klientnummer, skal det følge med en alfabetisk oversikt over personnavn og fødselsdato med referanse til klientnummer.

Periodiseringen har som formål å skille ut alle avsluttede saker fra en arkivperiode, slik at disse kan overføres til bortsettingsarkiv.

Periodiseringen omfatter de arkivdelene som det er naturlig å avgrense i tid. Derfor periodiseres følgende serier hvert 4. år: møtebøker, postjournal og saksarkiv. Arkivperioden samsvarer i hovedsak med den kommunale valgperioden. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådt i funksjon. Alle arkivskapere skal følge denne periodiseringen. I tillegg skal det periodiseres når viktige arkivorganisatoriske endringer tilsier det, f.eks. ved sentralisering av arkivtjenesten, overgang til elektronisk arkiv og skifte av arkivnøkkel.

Objektordnede spesialarkiv, slik som personalarkiv, eiendomsarkiv og klientarkiv, er normalt ikke gjenstand for periodisering i de faste fireårsperiodene. Her må det utarbeides egne periodiseringsregler som kan skille ut objekter som ikke lenger er aktive og som kan settes bort.

Se arkivoversikten for nærmere informasjon om periodiseringsbestemmelser til hver enkelt arkivserie.