|
Når det vert sendt e-post eller brevpost direkte til saksbehandlarar, så har saksbehandlar sjølv plikt på seg med å passe på at e-posten vert importert inn i sak- og arkivsystemet. Enten ved å importere e-posten på eiga hand, vidaresende til kommunen si offisielle e-postadresse eller levere brevposten til tenestetorget for skanning.
Det er Tenestetorget som handterer hovedpostmottaket til kommunen.
♦post@masfjorden.kommune.no (kommunen si offiselle e-post adresse) Det blir foretatt ei grovsotering og vurdering av innkomne e-poster. 1. Grovsortering av innhald - reklame/spam vert sletta 2. Vurdera om e-postar skal journalførast eller sendast vidare. 3. E-postar som blir vurdert som ikkje arkivverdig, vert sendt til rette vedkommande.
4. E-postar journalført av tenestetorget vert markert med fargekategori "journalført" og deretter sletta frå innboksen. Då kan ein enkelt gå i mappa for "sletta elementer" for kvalitetssikring.
E-postar som vert vidaresendt til saksbehandlar knytt til dokumentet, vert markert med fargekode "avventar melding". Dei tilsette ved tenestetorget vil dermed sjå at e-posten er under behandling. NB: Dersom innholdet er av sensitiv karakter, skal e-posten ikkje vidaresendast. Saksbehandlar kan sjå dokumentet hjå tenestetorget og saman vurdere kva sak dokumentet/e-posten eventuelt skal inn på. Nokre spesielle e-posttypar: Det er eigne reglar for korleis følgjande e-posttypar må håndterast ved lagring til sak/arkivsystemet: ♦ Zip-fil - skal pakkast ut før enkeltfilane blir registrert ♦ E-post som vedlegg i e-post - vedlegg må opnast og journalførast som eige dokument. Websak godtek ikkje journalføring dersom e-postsymbolet "konvolutt" ligg som vedlegg. ♦ E-post med lenke til fildelingstjeneste - fildelingstenesta må opnast og enkeltfiler må importerast inn i sak/arkivsystemet. ♦ E-post med innsynskrav ♦ E-post med innsynskrav - rutine for handtering av innsynskrav er under arbeid Etterarbeid: Journalførte e-poster til post@masfjorden blir sletta etter kvart. Ved mistanke om spam e-post: ♦ Svar aldri på en falsk e-post ♦ Ikkje klikk på lenker ♦ Legg aldri ved personlig informasjon ♦ Slett e-posten ♦ Hvis avsenderen er kjend, men e-posten har eit tvilsomt innhald, så skal den videresendast IKTN for ein sjekk. Postmottak utanom dokumentsenteret: E-post som er sendt direkte av saksbehandlar skal arkivvurderast av mottakar. Det er mottakar sitt eige ansvar å registrera e-posten i sak-/arkivsystemet etter gjeldande rutinar. Er mottakar usikker på om e-posten skal registrerast eller ikkje skal kan ein ta kontakt med tenestetorget eller sende e-post i retur for avklaring. |