Glemt Passord?

Rutiner for mottak av digitalpost i Acos mottak og altinn

Tenestetorget har tilgang til Masjorden kommune sin digitalpost som kjem via Acos mottak og altinn.

Mottak av digital post i ACOS Mottak:

I Acos mottak kjem det inn digitalpost som er sendt til Masfjorden kommune via org.nr 945 62 7913. Digital post kan også vere digitale skjema som er sendt via heimesida til kommunen.
Mottaket vert tømt ein gong for dagen. Arkivverdige dokument vert arkivert på tilhøyrande sak. Dersom dokument kjem inn og krev oppretting av ny sak, vert dette utført etter dialog med rett saksansvarleg. 

Framgangsmåten er som følgjer:

  1. Vurder om post skal journalførast.
  2.  Dokumentet skal importerast til WebSak. NB! Sjekk om brevet er registrert frå før.
  3. Brev som høyrer til/vert saksbehandla i andre fagsystem, vert i enkelte tilfelle journalført i websak. Saksbehandlar for desse dokumenta er sjølv  ansvarleg for å hente ut informasjonen og legge inn i eige fagsystemet.
  4. Signerte brev som kjem inn i Acos mottak ved bruk av utgåande e-signeringoppdrag i websak, er automatisk tilknytt saksnummer og skal berre importerast. Gjeld ml.a brev som skal importerast til elev/barnemappe

Mottak av digital post i Altinn:

Det er satt opp e-postvarsel til kommunens offisielle e-postadresse når det kjem post inn i altinn. Dei som jobbar på tenestetorget har tilgang til meldingsboksen i Altinn via personleg pålogging med bankID.

Rutiner for journalføring vert utført på same måte som i Acos mottak og kommunen sitt  e- postmottak.

Slik går me fram:

  1. Ved varsel om post - Logg inn i Altinn, og sjekk meldingsoversikten.
  2. Last ned dokumentet, og registrer på ordinær måte i WebSak. NB!  Sjekk om brevet er registrert fra før.
  3. a) Gjeld dokumentet personalmessige forhold som skattekort, sjukemeldingar, aa-registe, så vert desse behandla av lønn.

         b) Gjeld dokumentet tydeleg andre forhold som tenestetorget ikkje skal handtere, vert informasjonen henta ut av leiar for riktig ansvarsområde. Dette kan vere dokument som gjeld personal, helse eller økonomi.                       Tenestetorget lar desse breva ligge uopna.

     4. Rydd opp i meldingsboksen når meldinga er handtert/arkivert, enten ved å slette eller arkivere.