| Deltaker:
|
Steg:
|
Aktivitet:
|
|
|
|
|
|
|
|
Hovedregelen er at telefaksmaskiner bør står plassert i tilknytning til postmottaket og arkivet slik at arkivtjenesten kan fange opp forsendelser som skal journalføres. Uavhengig av hvor telefaksen er plassert bør følgende rutiner følges:
|
|
|
|
|
|
|
|
Mottak av telefaks
|
| Alle
|
1
|
Forsiden av telefaksen leses for å finne mottaker (saksbehandler). Innkommet telefaks leveres mottaker (saksbehandler) så raskt som mulig.
|
|
|
|
|
| Saksbehandler
|
2
|
Hvis telefaksen er et saksdokument, tas en kopi som leveres til arkivet for journalføring.
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
3
|
En telefaks er altid å betrakte som en kopi. Det er altså en kopi av en kopi som kommer til arkivet for journalføring. Arkivet behandler telefaksen som en original og registrerer den i postjournal etter gjeldende post og ekspedisjonsrutiner. Hvis originalen til telefaksen ettersendes, erstatter denne telefaksen med nødvendige tilleggsmerknader i postjournalen og stempel (det opprettes ikke et nytt dokumentnr.)
|
|
|
|
|
| Saksbehandler
|
4
|
Kan kaste sin gjenpart når stemplet og journalført kopi kommer i retur fra arkivet. Samme rutine følges for ettersendt original.
|
|
|
|
|
|
|
|
Utsendelse av telefaks
|
|
|
5
|
Utgående telefaks som inngår i en saksbehandling, skal registreres som utgående post jfr. gjeldende post og ekspedisjonsrutiner. Saksbehandler er ansvarlig for at utsendelsen leveres arkivtjenesten.
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
6
|
Arkivtjenesten behandler telefaksen som et vanlig utgående brev. Hvis telefaksen ettersendes i original skal dette merkes/rettes i dokumentopplysningene i sak/arkivsystemet.
|
|
|
|
|
| Saksbehandler
|
7
|
Saker unntatt offentlighet sendes ikke som telefaks.
|