| Deltaker:
|
Steg:
|
Aktivitet:
|
|
|
|
|
|
|
|
E-postmottaket
|
| Alle
|
1
|
Krav til e-postmottaket:
Virksomheten skal kun ha en offisiell e-postadresse (et offisielt e-postmottak). Private e-postadresser skal ikke legges ut på hjemmesider i kommunen, påføres brevark m.m.
På visittkort skal virksomhetens offisielle e-postadresse stå foran den private e-postadressen.
Den enkelte virksomhet må legge ut informasjon på sine hjemmesider om:
- Krav til formater på e-postforsendelser
- Eventuelle henstillinger/oppfordringer til publikum (f.eks. om ikke å sende formelle henvendelser i saker som e-post).
- Osv.
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
2
|
Virksomhetens offisielle e-postmottak skal åpnes/betjenes av arkivtjenesten (eller av utpekt personale i overensstemmelse med arkivtjenesten) minst en gang daglig. Arkivverdig e-post skal tas ut på papir og behandles etter gjeldende post- og ekspedisjonsrutine.
|
|
|
|
|
|
|
|
Mottak av e-post
|
| Alle
|
3
|
Saksbehandlere eller andre som mottar arkivverdig e-post på andre adresser enn virksomhetens offisielle e-postadresse, må selv sørge for at forsendelsen rutes videre til virksomhetens offisielle e-postmottak, evt. tas ut på papir og blir brakt til arkivet for behandling etter gjeldende post- og ekspedisjonsrutine.
|
|
|
|
|
|
|
4
|
Dersom det i medhold av lov stilles krav om underskrift, skal e-post avvises.
|
|
|
|
|
|
|
|
Utsendelse av e-post
|
|
|
5
|
E-post forsendelse som ut fra sitt innhold må betegnes som saksdokument skal tas ut på papir og leveres arkivtjenesten. (Dette gjelder både melding og vedlegg).
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
6
|
Arkivtjenesten journalfører og arkivbehandler forsendelsen etter beskrivelser i gjeldende post- og ekspedisjonsrutine.
|
|
|
|
|
| Alle
|
7
|
Etter journalføring kan forsendelsen gå ut via virksomhetens e-postsystem (helst påført nødvendige arkivreferanser).
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
8
|
Arkivtjenesten registrerer ekspedisjonsmåte som en del av avskrivingen i journalen (dvs. om forsendelsen kun har gått som e-post eller om signert papirversjon er ettersendt).
|
|
|
|
|
| Alle
|
9
|
Taushetsbelagte opplysninger skal aldri sendes som e-post, enten dette gjelder selve meldingen eller vedlegg.
|
|
|
|
|
|
|
10
|
Dokument som er/kan unntas fra offentlighet bør man unngå å sende som e-post så langt det er mulig. Meldinger av ovenfor nevnte natur som sendes til eksterne brukere må krypteres.
|
|
|
|
|
|
|
11
|
Kopier av dokument fra saksbehandlingssystem kan kun sendes mellom virksomheter og til eksterne brukere, f.eks. som vedlegg til e-postmeldinger, dersom de er ferdigbehandlet (dvs. underskrevet og journalført). Dette gjelder ikke utkast til dokumenter som flere personer samarbeider om.
|
|
|
|
|
|
|
12
|
E-post skal ikke sendes til eksterne brukere dersom det er lovkrav til skriftlighet. Dette gjelder f.eks. forhåndsvarsel etter forvaltningsloven §16).
|