|
Arkivforskriften fastsetter i § 2-6 plikt til å føre journal. I journalen føres all sakspost, også den som er unntatt offentlighet. Derfor skal journalen kun være tilgjengelig for autoriserte brukere. For at all sakspost skal fanges opp i journalen, er det vesentlig at saksbehandling ikke foregår via tekstbehandlingsprogrammer eller e-post. All saksbehandling skal derfor foregå enten i sak- og arkivsystemet eller i fagsystemer. Hensikten med ensartede rutiner og felles saksbehandlingssystem er at alle dokumenter som tilhører samme sak skal være samlet og tilgjengelig i kommunearkivet. Journalføring i sak- og arkivsystemet Journalføring av innkommende saksdokumenter Journalføring i sak- og arkivsystemet utføres ved at det enkelte dokument først registreres og deretter skannes. E-post og telefaks behandles på samme måte som papirdokumenter. I journalen registreres arkivskaper/journalførende enhet, mottaksdato, avsender/mottaker, referanser, arkiv- og emnekode (primær og sekundærkode), saks- og dokumentnummer, saksbehandler/avdeling, offentlighetsvurdering, tilgangskode og avgraderingstidspunkt. Saksdokumentet klasseres etter arkivnøkkel (K-koder). Dokumentet knyttes enten til en eksisterende sak eller det opprettes en ny sak. I den grad kassasjon er relevant, blinkes kassasjonstidspunkt ut samtidig med journalføring. Hvis den eksisterende saken finnes i papirarkivet skal en kryssreferanse skrives på saksmappen og en merknad settes i sak- og arkivsystemet. Journalføring av egenproduserte saksdokumenter Saksbehandler har primæransvaret for å journalføre utgående brev og interne notat, utredninger og framlegg til vedtak, og samtidig avskrive inngående brev som er besvart. Ved behov for opprettelse av ny sak må arkivtjenesten kontaktes. Hvis et dokument er ført i feil sak, melder saksbehandler fra til arkivet, som overfører dokumentet til riktig sak. Saksbehandleren har også ansvar for å melde fra til arkivtjenesten når egne saker skal avsluttes. Brev som er unntatt offentlighet skal ikke sendes med faks eller som e-post med mindre kryptering benyttes. Arkivtjenesten skal kontrollere at de egenproduserte saksdokumentene er korrekt journalført. Journalføring av organinterne dokumenter Ved den nye offentleglova begrenses mulighetene for å kunne unnta organinterne dokumenter. I klartekst betyr dette at korrespondanse som utveksles mellom ytre enheter og sentraladministrasjonen ikke kan unntas offentlighet. Det anbefales i den sammenheng at man innfører en ny type notat, e-notat, for korrespondanse mellom disse instansene. Journalføring i tilknytning til fagsystemene Klientpost/pasientpost til journalenheter med meldepliktige personregistre (sosialavdeling og barnevernavdeling) skal av sikkerhetsmessige grunner ikke tas inn i sak- og arkivsystemet, men føres i egne fagsystemer med egen postjournal. Ettersom fagsystemene ikke er Noark-godkjent, må journalføringen føres manuelt i papirjournal. Fagsystemer som ikke behandler dokumenter med spesielt sensitivt innhold, for eksempel Sofie skattesystem, kan journalføres i ePhorte. |