Skanning

Krav for skanning av saksdokumenter til sak-/arkivsystem.

Godkjent format for elektronisk langtidslagring er Pdf for tekstdokumenter, TIFF for billeddokumenter. Arkivansvarleg konfigurerer sak/arkivsystemet slik at alle saksdokument automatisk blir konvertert til gjeldende arkivformat.

Skanning av innkommende post: All arkivverdig post skannes inn i sak- og arkivsystemet, med mindre særskilte regler foreligger (se ovenfor: Postfordeling).

Skanning av e-post: Arkivverdig e-post mottatt av saksbehandler videresendes til postmottak. Dokumentet overføres direkte til sak- og arkivsystemet eller skrives ut og skannes deretter inn.

Skanning av utgående dokumenter: Det kan forekomme utgående dokumenter, f.eks. skjemaer, som ikke kan opprettes i sak- og arkivsystemet og som dermed må skannes. Hvis mulig bør det aktuelle skjemaet legges inn som mal.

Videresending av papirdokumenter: Hvis dokumentet skal videresendes, må saksbehandler få utlevert papiroriginalen etter at den er skannet. Arkivpersonalet bør alltid ha en oppdatert oversikt over hvilke dokumenttyper dette gjelder, slik at disse ikke makuleres.

Dokumenter som ikke skannes

Selv om *___ kommune kjører fullelektronisk arkivdanning skal noen dokumenter fremdeles arkiveres på papir, enten av juridiske hensyn eller fordi papirformatet er vanskelig å digitalisere. Dokumentene registreres i sak- og arkivsystemet, med kryssreferanse til fysisk plassering.

• Sakspost til gårds- og bruksnummerarkivet: kun søknaden skannes, ikke vedleggene.
• Kart, bilder, byggetegninger som ikke får ønsket kvalitet
• Dokumenter som har format større enn A3
• Vedlegg på mer enn 10 sider
• Regninger, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap går direkte til rette vedkommende uten journalføring eller skanning.

Kvalitetssikring av skannede dokumenter

Etter hvert som dokumentene skannes kontrolleres følgende:

• at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
• at alle sider er kommet med på hvert dokument
• at skanningen er av tilfredsstillende kvalitet
• at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger

Etter skanning settes dokumentene i perm fortløpende på dato.

Makulering av skannede papirdokumenter

Etter en sikkerhetsperiode på 6 måneder kan de skannede papirdokumentene makuleres, med mindre lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn krever at papirversjonen bevares, jfr. Riksarkivarens bestemmelser kap. xi, § 1-3. Makulering kan kun skje etter at arkivtjenesten har kvalitetssikret skanning og konvertering fra produksjonsformat til arkivformat. I sikkerhetsperioden lagres dokumentene fortløpende i permer. Dokumentene makuleres etter gjeldende regler.