|
Post til kommunen skal åpnes av arkivtjenesten. Ved åpning av rekommandert post og verdipost skal det være to ansatte til stede. Konvolutter merket med "Anbud" skal ikke åpnes, men konvoluttene stemples med dagens dato og klokkeslett. Etter at posten er åpnet, skal posten deles i arkivuverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost). Arkivverdig post sorteres etter hvilke arkivsystem de skal journalføres i. Saksdokument som skal journalføres i fagsystem stemples, legges i mapper og viderefordeles. Arkivverdig post som skal journalføres i sakarkivsystemet stemples, journalføres og skannes. Fakturaer datostemples og legges til skanning. Lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring. |