|
Tidspunktet for avlevering til fjernarkiv skjer etter reglene som den enkelte kommune fastsetter. Arkivansvarlig ved skolen må derfor ta kontakt med depotansvarlig i kommunen for å få klarlagt dette. Møtebøker, kopibøker, postjournal og saksarkiv skal avleveres til fjernarkivet. Hver enkelt kommune må selv bestemme om og når vitnemålsprotokoller (eksamensprotokoller) og klasselister skal avleveres til kommunens fjernarkiv. Dessuten skal også karakterprotokoller, skoleprotokoller og klassedagbøker avleveres hit. Det avleverte materialet skal være arkivbegrenset, kassasjonsbehandlet, ordnet og listeført.
KLARGJØRING FØR AVLEVERING Møtebøker, kopibøker, postjournaler og vitnemålsprotokoller skal avleveres slik det er. Skolen skal ikke lime etiketter på protokollene. Skolens navn, hva slags protokoll det er og ytterår skal stå på protokollens tittelark. Saksarkiv som blir avlevert til fjernarkivet skal være arkivbegrenset og kassasjonsbehandlet etter gjeldende kassasjonsregler. Arkivansvarlig ved skolen bør ta kontakt med arkivleder i kommunen for å få avklart hvilke regler som skal følges. Saksarkiv skal legges i arkivbokser i arkivnummerorden. Hver arkivboks skal merkes med kommunens navn, navnet til skolen, ”saksarkiv”, ytterårene for arkivtilfanget og fra/til-oversikt over arkivnummer som boksen inneholder. Løpenummer til boksen merkes med blyant. Det skal følge med lister over det avleverte materialet. Listene skal inneholde oversikt over alle elevmappene med fødselsdato og nummer på boksen mappen ligger i. For eksempel på lister og etiketter, se under Personregistre på nettsiden til IKAVA. |