|
Materiale som skal avleveres til fjernarkiv og IKAN, skal være arkivbegrenset, kassasjonsbehandlet, ordnet og listeført. Arkivbegrensning betyr å plukke ut arkivuverdig materiale fra saksmappene som ikke er journalført. Med kassasjon forstår vi at materiale som er journalført og arkivert blir fjernet fra arkivet og makulert. Når arkivsaker kan makuleres, er det fordi vi ikke har bruk for informasjonen, hverken til administrative, rettslige eller historiske formål. I det avleverte materialet skal dessuten binders, stifter, plastomslag og annet overflødig materiale være fjernet. Kassasjon kan bare gjennomføres etter regler som er godkjent av Riksarkivaren. I løpet av den tiden denne rettledningen er gjeldende, vil trolig nye kassasjonsregler tas i bruk. I påvente av disse reglene skal det ikke foretas kassasjon i elevmappene. Hvis det er aktuelt å gjennomføre kassasjon i saksarkivet, bør man ta kontakt med arkivleder i kommunen for å få veiledning om hvilke regler man skal bruke. |
|