|
Arkivordningen i kommunen bygger på fireårige arkivperioder. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådt i funksjon. Ved overgang til ny arkivperiode skal arkivet deles. Den praktiske gjennomføringen av delingen bør skje senest ett år etter at en arkivperiode er avsluttet, og skal gjøres på følgende måte: 1. Møtebøker: Dersom møtebøkene blir ført i løsbladsystem, skal referatene fra den avsluttede perioden bindes inn på forsvarlig måte før den overføres til bortsettingsarkivet. Når man fører møtebok i en håndskrevet protokoll, skal denne overføres til bortsettingsarkivet når den er fullskrevet. Det må aldri limes eller tapes inn referater i protokoller. 2. Kopibøker: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn på en forsvarlig måte før de overføres til bortsettingsarkivet. 3. Postjournalen: Når man fører postjournal i en håndskrevet protokoll, skal denne overføres til bortsettingsarkivet når den er fullskrevet. Hvis man fører postjournal i løsbladsystem, skal disse bindes inn på forsvarlig måte før den overføres til bortsettingsarkivet. Dersom skolen er tilknyttet et elektronisk sak-/arkivsystem, skal skolen ta kontakt med arkivlederen i kommunen for å få gjennomført periodiseringen i postjournalen. 4. Saksarkivet: De avsluttede sakene fra siste arkivperiode skal skilles ut, pakkes i arkivbokser og overføres til bortsettingsarkivet. Hvis det er i hyppig bruk, kan bortsettingsmaterialet plasseres i et arkivskap i et kontorlokale. 5. Elevarkiv/spesialarkiv: I ungdomsskolen skilles mappene på elevkullet som har sluttet ut etter hvert skoleår og overføres til bortsettingsarkivet. Ved barneskolen er hovedregelen at mappen skal følge eleven over til ungdomsskolen. Imidlertid skal opplysninger om disiplinære forhold ikke overføres. Periodiseringen fører til at arkivet blir delt i tre: Dagligarkivet, som inneholder arkivdokumenter som har vært i bruk i inneværende arkivperiode. Bortsettingsarkivet, som inneholder arkivdokumenter som har vært i bruk i tidligere arkivperioder, men som ikke er avlevert til fjernarkivet. Fjernarkivet er siste stoppested for arkivdokumentene og felles for hele kommunen. Hver enkelt kommune fastsetter egne regler for når arkivmaterialet skal avleveres fra bortsettingsarkivet. Normalt er dette etter 25-30 år. |