|
Både elever og foresatte har rett til innsyn i hva skolen har registrert om dem og hvordan personopplysningene er sikret. Dette er hjemlet i personopplysningslovens § 18. Forvaltningslovens § 18 hjemler at interne dokumenter kan unntas innsyn, men elever og foresatte har likevel krav på å gjøre seg kjent med de faktaopplysningene som legges til grunn i disse dokumentene.
MATERIALE VED SKOLEN Alle elever og foresatte har innsynsrett fra 1. klasse. Når en elev har fylt 16 år, kan det i spesielle tilfeller bestemmes at innsynsretten skal være eksklusiv for den registrerte selv. Det vil si at eleven skal kunne få se hva som er registrert om seg selv, uten at de foresatte har tilgang til opplysningene. Den behandlingsansvarlig avgjør dette. I forbindelse med en av de konferanser som holdes mellom foreldre/foresatte og lærer i løpet av skoleåret, skal foresatte/elev informeres om innsynsretten og få anledning til å gå gjennom innholdet i elevmappen. Elever/foresatte skal før overflytting av eleven til ny skole informeres om innsynsretten og få anledning til å gå gjennom innholdet i elevmappen. Elever/foresatte skal før overflytting av eleven til ny skole, gjøres kjent med hvilke opplysninger som er tenkt oversendt til denne og ha anledning til å uttale seg før dette skjer. Skolen plikter å sørge for at den som blir gitt innsyn identifiserer seg på en tiltrekkelig sikker måte. For å sikre at elevopplysninger ikke utleveres til andre enn dem som har innsynsrett, skal skolen alltid kreve en skriftlig og underskrevet begjæring fra den som krever innsyn.
MATERIALE SOM ER AVLEVERT TIL IKAN For materiale som er avlevert til Interkommunalt arkiv Nordland, gjelder de samme innsynsreglene. Personer som ønsker innsyn i avleverte personregistre skal ikke henvende seg direkte til IKAN, men rette en skriftlig forespørsel til den avleverende skole eller skoleetat. Den avleverende skolen/skoleetaten står ansvarlig for behandling av innsynssøknadene, kontakt med IKAN for evt. oversendelse av dokumenter og for evt. kopiering av dokumenter/utdeling av opplysninger til dem som krever innsyn. Dersom den enkelte skole/skoleetat ønsker tilbakelån av elevmapper, skal dette skje i samsvar med Personopplysningslovens § 11 c), hvor det står at personopplysningene ikke må ”brukes senere til formål som er uforenlig med det opprinnelige formålet med innsamlingen, uten at den registrerte samtykker”. Historiske, statistiske og vitenskaplige formål anses ikke som uforenlig med de opprinnelige formål, dersom samfunnets interesser klart overstiger ulempene det kan medføre for individet (jf. § 11). |