|
Skolens aktiviteter er dokumentert i arkivet, og arkivet viser hva slags virksomhet den driver med og hva den har gjort. Skolen skal arkivere materiale som dokumenterer saksbehandling, vedtak og oppfølging i egen administrasjon, uavhengig av om saksbehandlingen er utført av rektor, rådgiver, kontorpersonale, lærere eller andre. Materiale som skal arkiveres er i hovedsak inngående brev, notater, utredninger, kopi av utgående brev, anbefalinger og vedtak. Dette utgjør det som kalles arkivverdig materiale, eller sakspost. I offentlig forvaltning er saksbehandlerne ansvarlige for at alle relevante opplysninger blir tatt med i saksdokumentene. Men de personlige arbeidsnotatene som blir laget i løpet av en sak skal normalt ikke arkiveres. Man skal heller ikke arkivere materiale som ikke fører til saksbehandling – f.eks. rundskriv, brev til orientering og utskrifter av møtebøker. Dette kallers arkivuverdig materiale, eller informasjonspost. Informasjonsposten skal som hovedregel heller ikke journalføres. Ellers gir arkivforskriftene detaljerte opplysninger om hva som skal og ikke skal journalføres. Denne rettledningen behandler ikke regnskapsmaterialet til skolen. Reglene for skolens regnskapsføring er fastsatt bl.a. i egne forskrifter for kommunale budsjetter og regnskap. Spørsmål om regnskapsføringen ved skolen skal derfor rettes til kommunekassereren. |