|
ARKIVANSVAR Rådmannen har det overordnede administrative ansvaret for kommunens arkiver. Den videre ansvarsfordelingen er avhengig av organinndelingen i den enkelte kommune. DENNE kommune er organisert som et arkivorgan. Hvert organ skal ha én arkivansvarlig som er leder for hele organets arkivtjeneste - arkivleder. Denne lederen er arkivfaglig overordnet den øvrige arkivtjenesten, dvs. de ansatte som arbeider med arkiv i organet. Hvis en skole er et eget organ, vil det overordnede ansvaret for arkivarbeidet vanligvis ligge hos rektor, mens en annen person pekes ut som arkivansvarlig for organet. Er derimot hele kommunen ett organ, vil arkivtjenesten på skolen være faglig underlagt kommunens øverste arkivansvarlige.
BEHANDLINGSANSVAR I følge Personopplysningsloven skal den behandlingsansvarlige bl.a. bestemme formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes. I en kommune er det ordføreren som er tillagt dette formelle ansvaret. Imidlertid skal det utpekes personer som har det daglige ansvaret for å etterleve den behandlingsansvarliges plikter. Ved grunnskolene vil det ofte være rektor, men dette må det gjøres et formelt vedtak om.
ARKIVPLAN FOR KOMMUNEN Arkivforskriften (§ 2-2) krever at hvert offentlig organ skal ha en ajourført arkivplan, som inneholder retningslinjer og regelverk som er bindende for arkivtjenesten. Denne arkivrettledningen for grunnskolen må forstås som en presisering og utdyping av arkivrutinene i arkivplanen til kommunen.
RETNINGSLINJER FOR ARKIVTJENESTEN Arkivrutinene skal fortrinnsvis være like for hele kommunen/organet. De viktigste retningslinjene for den kommunale arkivtjenesten er disse: - Alle saksdokumenter skal registreres i kommunens elektroniske sak-/arkivsystem og arkiveres i det fysiske arkivet. Dersom det eksisterer fagsystemer innen skolen som tilfredstiller arkivforskriftens krav til journalføring og/eller elektronisk lagring av saksdokumenter, kan disse brukes etter avtale med kommunens arkivleder. Der det ikke finnes tilknytning til elektroniske systemer skal man føre manuell postjournal. - Materiale som ikke er arkivverdig, men som inneholder viktig informasjon, skal ikke i arkivet, men plasseres i f.eks. kontorbiblioteket. De ansattes personlige arbeidsnotater er deres eget ansvar og skal heller ikke i arkivet. - Saksarkivene skal være ordnet etter samme versjon av kommunens arkivnøkkel (K-kodene) i hele kommunen. - Med mindre skolen har fullelektronisk arkiv skal den føre kopibok. - Arkivet skal på en trygg måte ta vare på rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden. Kassasjon skal bare gjennomføres etter regler som er godkjent av Riksarkivaren. |