|
Etter at arkivene har gått ut av administrativ bruk, kan en del av arkivdokumentene få rettslig eller historisk verdi. Dette vil være materiale som dokumenterer undervisning til tidligere elever eller som inneholder lokalhistoriske kilder som ikke finnes andre steder. Den enkelte grunnskolen handler på vegne av kommunen, og skal ta derfor vare på rettslig og historisk dokumentasjon som kommunen kan få bruk for. Dette er det vi kaller den sekundære funksjonen til arkivene.
RETTSLIG DOKUMENTASJON Skolene er alene om å ha den samlede dokumentasjonen av tiltak og tilbud til elevene. Dette materialet finner vi for en stor del i elevmappene, men også i klassedagbøker og karakterprotokoller. Her finnes det informasjon om den undervisningen eleven har fått og om eventuelle spesialpedagogiske tiltak, - f.eks. individuelle læreplaner utarbeidet ved skolen – materiale som ikke finnes noe annet sted. Retten til partsinnsyn gjelder uten tidsavgrensning. En tidligere elev har derfor rett til å få innsyn i alle opplysninger om seg selv som måtte finnes i arkivet (med visse unntak, jfr. forvaltningslovens § 19 c).
HISTORISK DOKUMENTASJON Skolearkivene kan dessuten inneholde unike kilder til lokalsamfunnets historie. Både i møtebøkene til Samarbeidsutvalget (og det tidligere tilsynsutvalget), Foreldrenes arbeidsutvalg, Elevrådet og i saksarkivene, kan det finnes opplysninger som ikke finnes andre steder, og som vil gi ettertiden innsikt i hvordan forholdene var i skolekretsen. Det er derfor både i kommunens, skolens, den enkelte elevens og i forskningens interesse, at skolearkivene blir tatt vare på for ettertiden. |