Virkeområde Retningslinjene gjelder for elektronisk informasjonsflyt og informasjonsutveksling med NN kommune og som har med forvaltningsvirksomheten, innhenting og vurdering av informasjon, vedtak og utsending av vedtak. Retningslinjene omfatter elektronisk kommunikasjon med enkeltpersoner og virksomheter, andre eksterne offentlige forvaltningsorgan og interne forvaltningsorgan. Definisjon Med elektronisk kommunikasjon forstår man bruk av f. eks. Internett, eller lignende kommunikasjonssystem, og bruk av talestyrte eller andre automatiske telefontjenester, men ikke bruk av taletelefon eller annen muntlig kommunikasjon (eForvaltningsforskrifta § 3c). Hjemmelsgrunnlag
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningslova)
Lov om elektronisk signatur (E-signaturlova)
Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eForvaltningsforskrifta) Generelle krav til bruk av elektronisk kommunikasjon i NN kommune Enhver som vender seg til NN kommune kan benytte elektronisk kommunikasjon når det skjer i den form og etter den framgangsmåten som er definert her E-post til kommunen skal sendes til sentral e-post adresse. Adresse til sentralt e-postmottak er ……@kommune.no
Adressen skal være lett tilgjengelig på kommunens hjemmesider.
Adressen skal trykkes på brevark og være godt synlig på all utgående elektronisk post fra kommunen, uavhengig av hva slags elektronisk adresse som benyttes ved utsending. I de tilfellene elektronisk post skal kunne sendes direkte til enkelt personer sine adresser skal dette avtales spesielt. På følgende saksområde er det lagt til rette for elektronisk kommunikasjon direkte med saksbehandler: (Før opp saksområde og epostadresser her) Gjeldende rutiner for journalføring av elektronisk post i nn kommune skal følges. (Link til rutinar) På følgende fagområde/saker er det lagt til rette for elektronisk kommunikasjon på egne elektroniske skjema: (Før opp saksområde og hvem som mottar innsendte skjema) Gjeldende retningslinjer for journalføring i nn kommune skal følges Begrensning i bruk av elektronisk kommunikasjon Ved bruk av elektronisk informasjon skal avsender identifisere seg med navn og adresse dersom slike forespørsler skal bli håndtert. I enkelte saker kan NN kommune be om opplysninger som bekrefter avsender sin identitet eller fullmakter, eller stille krav om at trygghetstjenester og -produkt som er nevnt i ……skal tas i bruk, dersom dette er vesentlig for håndtering av forespørselen.
Basert på trygghetsstrategi for NN kommune er følgende saksområde/forespørsler underlagt særskilte trygghetssstjenester og –produkt.
…… Følgende opplysninger skal ikke utveksles elektronisk fra NN kommune med mindre det er benyttet trygghetsstjenester og –produkt som på en tilfredstillende måte sikrer mot urettmessig innsyn:
- Opplysninger unntatt offentlighet med hjemmel i offentleglov og forvaltningslov
- Sensitive personopplysninger
- ……
Anledning til å nekte bruk av elektronisk kommunikasjon Dersom noen misbruker tilgangen til å benytte elektronisk kommunikasjon med kommunen, kan en nekte vedkommende helt eller delvis å benytte slik kommunikasjon i framtida. Man skal sende ut varsel med en frist for å uttale seg i saken før ein nekter noen å benytte elektronisk kommunikasjon. Dersom det er nødvendig av hensyn til tryggheten kan kommunen nekte tilgang straks. Håndtering av opplysninger der det er benyttet elektronisk kommunikasjon Rutiner for journalføring og postbehandling Bekreftelse på mottak Når man mottar elektronisk post som fører til saksbehandling skal kommunen sende bekreftelse på at posten er mottatt Rutiner for bekreftelse av mottak i NN kommune Forslag: Bekreftelsen sendes ut av arkivpersonalet eller den som er definert som direkte mottaker av elektronisk kommunikasjon når posten blir journalført, og senest i løpet av dagen etter posten er mottatt. Meldingen skal inneholde tidspunkt for mottak, og saksnummeret/journalnummeret skal benyttes som referanse (?). Bekreftelsen skal journalføres og arkiveres. Melding om feil og manglar Dersom kommunen mottar elektronisk post som skulle ha vært sendt til et annet organ eller et annen elektronisk adresse, må kommunen informere avsenderen om dette, og hvis det er mulig vise vedkommende til rett organ og rett elektronisk adresse. Mottar kommunen elektronisk post med andre feil eller mangler må kommunen informere avsenderen om dette før saksbehandling tar til. Melding om og tilgjengeliggjøring av vedtak Melding om vedtak kan skje ved bruk av elektronisk kommunikasjon dersom parten uttrykkelig har godtatt dette og oppgitt den elektroniske adressen kommunen skal benytte for å sende varsel om vedtak. Vedtaket skal gjøres tilgjengelig fra egne informasjonssystem og risiko for at uvedkommende skal få innsyn skal være tilfredsstilende forebygd. Rutiner for elektronisk melding om vedtak i NN kommune…… Rutiner for elektronisk tilgjengeleggjøring av vedtak i NN kommune…… Klage Klage over enkeltvedtak kan framsettes i elektronisk form. Kommunen bestemmer framgangsmåte og metode for autentisering. …… Innsyn i dokument og opplysninger ved elektronisk kommunikasjon Krav om innsyn kan sendes organet elektronisk. Dersom kommunen har elektronisk arkiv kan det gis tilgang til opplysninger og dokument i elektronisk form hvis den som krever innsyn samtykker eller ber om det, og dersom risikoen for urettmessig innsyn i opplysninger og dokument i systemet er tilfredsstillende forebygd. Dersom den som krever innsyn i dokument som er signert med avansert elektronisk signatur ber om det, skal sertifikat og andre opplysninger som er nødvendige for å bekrefte signaturen utleveres sammen med dokumentet. Alternativt kan verifisering skje på følgende måte…… Kommunen skal legge til rette for at dokumentene kan legges fram slik at innholdet kan dokumenteres for en tredjepart Informasjonstrygghet og bruk av trygghetstjenester og produkt |