|
En registrert person har med visse unntak (jf. Personoppl. § 23) rett til å få innsyn i hvilke opplysninger som behandles om seg selv. Dersom en tidligere klient eller elev ønsker partsinnsyn i personregistre som er avlevert til Arkiv i Nordland/IKAN skal denne henvises til behandlingsansvarlig i den avleverende institusjon. Eventuelle avslag om innsyn blir primært et forhold som må avklares mellom vedkommende person, behandlingsansvarlig ved arkivskapende organ og Datatilsynet. Hvis personen innvilges innsyn, skal avleverende organ gi IKAN tilstrekkelig opplysninger om den registrerte til at en rask gjenfinning av personmappen sikres. Avleverende avdeling (arkivskaperen) har tilgang til personmapper i avlevert personregister, og kan benytte registeret dersom bruken er den samme som før deponering. Dersom personopplysninger skal benyttes til annet formål enn før deponering, må arkivskaperen søke Datatilsynet om særskilt tillatelse før tilbakeføring kan skje. Personopplysninger som er tilbakeført fordi en tidligere klient har gått inn i et fornyet klientforhold, vil vanligvis gå inn som dokumentasjon i den aktive klientmappen sammen med det nye materialet. I slike tilfeller skal en ikke sende materialet tilbake til IKAN. IKAN må likevel få melding når en tilbakeføring på denne måten blir fast. Personmapper som en bare bruker midlertidig og ikke i et fornyet klientforhold, skal behandles som et utlån fra det avleverte arkivet og skal returneres til IKAN etter bruk. For slike utlån vil det vanligvis bli satt et frist på 4 uker, med mindre det kun er oversendt kopi av dokumenter. Da skal dokumentene makuleres når bruken av disse er ferdig.
|