|
I NN kommune har vi sentralisert våre arkivtjenester og fører posten i et felles sak-/arkivsystem for sentraladministrasjonen, teknisk etat, oppvekst- og kultur, XXX og YYY. Dette er inndelt med 1 - et - arkiv som er delt inn i ulike arkivdeler (link til arkivorganisering og inndeling av arkivdelene).De ytre enhetene har sine egne xxxxx manuelle journaler ,,,, dvs. at deres saker ennå ikke føres i samme system som administrasjonens saker. Vi har følgende arkivdeler som skal følge spesielle regler for registrering:
SA - Saksarkiv, PERS - personalsaker, E - elevsaker, GNRT - byggesaker og delingssaker, GNRL - landbrukssaker, PLAN - plansaker,
PROEI - eiendomsprosjekter, PROKU - kulturprosjekter ... .. . . De sensitive sosial-, helse-, og barnevernsregistrene ...XX...og ....YY... følger egne regler og registreres i egne system (link til elektroniske fagsystem og fysiske arkivserier). En arkivdel kan ha en eller flere sakstyper. Hver sakstype kan ha en eller flere saksprosesser knyttet til seg. Sakstypene kan også være knyttet til bare en fagetat/fagavdeling og da er disse skrevet som liten overskrift inne i tabellen. Klasseringene er inndelt i ordningsprinsipp og ordningsverdier. Disse er stilt opp som følger i tabellen "Ordningsprinsipp: Ordningsverdi". Ordningsverdiene er sortert og samlet i databasen etter hvilke ordningsprinsipp de hører hjemme under, dvs. hvilken gruppe kodene/navnene sorteres under. Ordningsverdien er navnet, stedet eller et et siffer som vi ordner de fysiske sakene etter, og i elektronisk arkiv det navn eller nummer vi sorerer etter i kolonnen. Der det ikke er en eksakt verdi, benevnes måten vi skal skrive verdien på. |