Arkivansvar i sentraladministrasjonen og ytre enheter

Instruksen gjelder for alle som er utpekt som faglig arkivansvarlig i XX kommune. Arkivansvarlige kan selv utføre tjenester innenfor dokumentbehandling og arkiv.

Ordningen med sentralarkiv innebærer at arkivansvarlig i ytre enheter/etater kun er ansvarlig for de fysiske arkivserier (/ seriearkiv (objektarkiv)) som til en hver tid befinner seg der.

Ansvarshierarki

• Arkivleder er øverste faglige overordnede.
• Arkivansvarlig i sentraladministrasjonen er arkivleder og administrativt underlagt rådmannen.
• Arkivansvarlig ytre enhet/etat er administrativt underlagt leder i sin enhet.
• Arkivansvarlige i ytre enheter er arkivfaglig underlagt arkivleder/ kommunearkivaren og skal rapportere til denne og til nærmeste overordnede linjeleder.
• Arkivmedarbeider er faglig underlagt arkivansvarlige i sin enhet.

Arkivansvarliges ansvar er

• operativt og faglig for enhetens samlede arkivtjeneste.
• å påse at arkivmedarbeiderne og arkivarbeidet i egen enhet følger lover og bestemmelser
• å påse at arbeidet utføres på en rasjonell og effektiv måte i henhold til bestemmelsene i denne planen.
• å bringe arkivfaglige problemer i de ulike enheter videre til arkivleder.

Arkivmedarbeiders ansvar for

- utførelse av arbeidsoppgaver er å:

• utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen.
• utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres.
• sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon.
• utføre arkivleggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner.
• delta i nødvendig opplæring for å kunne utføre sine oppgaver tilfredsstillende.

- oppfølging og kontroll er å:

• sørge for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll).
• sørge for rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger
• sørge for at betjeningen følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale.
• holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og databaser.
• utføre kassasjonsarbeide i tråd med gjeldende retningslinjer.