Operativt og faglig ansvar Administrasjonssjefen/rådmannen har delegert det operative og faglige lederansvaret for arkivpersonalet og arkivtjenesten i kommunen til arkivleder. Lederen for administrative enheter i kommunen som er definert som egne arkiv enheter (enkeltarkiv/delarkiv) er delegert det løpende ansvaret for arkivarbeidet i sine enheter. Det skal være en arkivansvarlig i slike enheter som er faglig underlagt arkivleder. Fullmakt Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivdanningen og arkivarbeidet i kommunen. Arkivleder har dermed fullmakt til og skal også :
- tas med på råd når kommunen skal ansette medarbeidere i arkivtjenesten og gi nyansatte nødvendig opplæring.
- tas med på råd når kommunen skal velge edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystemer, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskap.
- være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet.
- konsulteres og få uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen.
- innkalle til kommunens arkivforum med jevne mellomrom, lede og påse at det føres referat.
- være kontaktperson til Interkommunalt Arkiv Nordland og utad i saker som gjelder arkivvirksomheten.
Arkivleder rapporterer til administrasjonssjefen/rådmannen. Arkivleders ansvar for - utførelse av oppgavene er å:
- utarbeide virksomhetsplaner for arkivtjenesten.
- gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen.
- holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver.
- gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklingen.
- sørge for at det utarbeides reglementer og instrukser for arbeidsområdene.
- kontroll og oppfølging er å:
- ta initiativ til utarbeiding, oppdatering/endringer av arkivplanen.
- føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen.
- føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret.
- rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten til arkivtjenesten og legge fram forslag om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet.
|