|
Kommunen har et felles edb-basert sak-/arkivsystem for kommuneadministrasjonen. All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i sak-/arkivsystemet, med unntak av personsensitive saker som etter Datatilsynets retningslinjer skal føres i lukket fagsystem . Sak-/arkivsystemet har en felles database for journalføring og et felles elektronisk arkiv for de dokumentene som blir produsert internt. Kommuneadministrasjonen har likeens felles papirbasert arkiv. Det felles arkivet skal dokumentere den politiske og administrative saksbehandlingen i kommunen. Det kan knyttes en eller flere journalenheter ti l sak-/arkivsystemet. Enheter som har personregister som krever særlig sikring mot innsyn skal fungere som egne journalenheter for sine edb-baserte fagsystem. Disse fagsystemene, med de tilhørende manuelle klientarkivene, er likevel en del av organets felles arkiv. Skoler og barnehager fungerer som arkivskapere for sine arkiver der disse ikke er knyttet opp i felles sak-/arkivsystem. Eksempel fra Kristiansand kommune: Kommunen har et felles edb-basert sak-/arkivsystem; Doculive/KRISS versjon 6.1. Systemet er godkjent av Riksarkivaren på generell basis for å drive papirløst og oppfyller kravene i Noark 4 standarden. All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i Doculive/KRISS, med unntak av personsensitive saker som etter Datatilsynets retningslinjer skal føres i lukket fagsystem . Doculive/KRISS har en felles database for journalføring og et felles elektronisk arkiv for de dokumentene som blir produsert internt. Kommunen har et papirbasert arkiv. Arkivet skal dokumentere den politiske og administrative saksbehandlingen i kommunen. Det er knyttet flere journalenheter og arkivdeler til Doculive/KRISS. Enheter som har personregister som krever særlig sikring mot innsyn fungerer som egne journalenheter for sine edb-baserte fagsystem. Disse fagsystemene, med de tilhørende manuelle klientarkivene, er likevel en del av kommunens arkiv. Hver selvstendige enhet fungerer som arkivskapere for sine arkiver . |