- Arkivplanen skal revideres ved grunnleggende endringer for arkivet, og uansett hvert 4. år.
- Egne rutiner for oppdatering av arkivplanen er utarbeidet (periodiske rutiner + link)
|
Enkelte planer, endringer og investeringer får betydning for arkivtjenesten og arkivstrukturen for øvrig. Arkivleder skal ha melding om alle endringer i kommunen med mulige følger for arkivet i god tid før de blir satt i verk, og arkivleder har rett til å uttale seg om de følgene de kan få for arkivet. Oppdatering av arkivplanen skal blant annet skje når
- det skjer endringer i post- og arkivrutiner
- en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel.
- det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
- en kommunal enhet tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon.
- kommunale enheter blir lagt ned eller opprettet.
- det blir opprettet eller lagt ned styre eller utvalg .
- det blir gjort vesentlege endringer i kommunen sitt delegasjonsreglement.
- kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen.
Arkivleder avgjør ellers om det er behov for oppdatering av arkivplanen. Særlig er dette aktuelt når
- det bli tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel .
- det bli tatt i bruk nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon.
NN kommunes aktiviteter/planer som får følger for arkivtjenesten og arkivplanarbeidet i denne perioden:
Når arkivplanen periodiseres, konverteres planen i sin helhet til pdf-format og legges tilgjengelig i katalogen - arkivoversikt eldre perioder |