Retningslinjer barnehagemapper

FORMÅL

Formålet med disse retningslinjene er å etablere et felles regelverk i Steigen Kommune for håndtering av papirbaserte barnemapper i de kommunale barnehager, og innenfor rammen av gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer.

VIRKEOMRÅDE

Retningslinjene gjelder for barnemapper som blir behandlet ved den kommunale barnehage etter lov av 17.juni 2005 nr.64 om barnehager (barnehageloven).

DEFINISJONER

Med barnemappearkiv menes dokumenter som inneholder informasjon om det enkelte barn i barnehagen, og der informasjonen er ordnet alfabetisk etter barnets etternavn i egne papirbaserte barnemapper.
Med barnemappe menes fysiske arkivmapper i barnemappearkivet på det enkelte barn.
All arkivverdig informasjon som skal tas vare på om det enkelte barnehagebarn må derfor være papirbasert. Dokumenter som produseres elektronisk må skrives ut på papir og arkiveres i barnemappen. 

PERSONREGISTRE

Behandling av personopplysninger i barnehagene skal følge reglene i personopplysningsloven. Opplysningene i barnemappene er tilgjengelig for ansatte i barnehagen i den utstrekning som trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning (jf.forvaltningslovens § 13 b, pkt 3).

Behandlingsansvarlig for barnemappene etter personopplysningsloven § 2 er styrer i den enkelte kommunale barnehage. Dette ansvaret delegeres styrerne fra kommunedirektøren, som er arkivleder i Steigen Kommune.

OPPRETTING AV BARNEMAPPE

Overordnet prinsipp er at all dokumentasjon om et barn skal arkiveres på ett sted, i barnemappen. I hver enkelt barnehage skal det være et felles barnemappearkiv (dvs. ikke avdelingsvise arkiv).
Hver barnehage skal opprette barnemappe på alle barn som har vedtak om barnehageplass, og det skal kun opprettes en mappe pr. barn.

Ordningsprinsipp

Hver barnemappe skal opprettes med utgangspunkt i et unikt ordningsprinsipp, der det benyttes alfabetisk inndeling etter barnets etternavn. Navnet på mappen påføres på denne måten: Etternavn, Fornavn. Fødselsdato benyttes for å skille barn med samme for- og etternavn.

INNHOLD I BARNEMAPPE

I den fysiske barnemappen skal det ligge følgende dokumenter:

Dokumenter som skal bevares for ettertiden, dvs.:
• Enkeltvedtak (tilbud) om barnehageplass
• Kopi av søknad på plass med eventuelle vedlegg, kontrakter og samtykkeerklæringer
• Henvisning til PPT og andre instanser
• Søknad/halvårsrapport om spesialpedagogisk hjelp
• Individuelle opplæringsplaner/halvårsrapport (herunder sakkyndig vurdering PPT)
• Referat fra ansvarsgruppemøter
• Referat fra foreldresamtaler og konferanser
• Kopi av bekymringsmeldinger til barnevernet
• Skademeldinger og skaderapportering til forsikringsselskapet
• Individuell plan (kopi av alle, ikke bare den nyeste)
• Søknad om utsatt eller framskutt skolestart
• Dokumenter/arbeidsdokumenter utformet av personalet ved mistanke om omsorgssvikt eller i saker der sosialtjenesten er involvert.

Etter barnehagelovens § 22 har ansatte i barnehagen – uten at taushetsplikten er til hinder for det, opplysningsplikt til barnevernet når man har grunn til å tro at barnet blir mishandlet i hjemmet eller det foreligger andre alvorlige former for omsorgssvikt. Etter barnehagelovens § 21 skal barnehagepersonale gi sosialtjenesten bistand i klientsaker.

Skal bevares i to år etter sluttdato:
• Søknad om innsyn i barnemappe (skriftlig søknad!)
• Kopi av dokumentasjon fra andre kommuner i forbindelse med skifte av barnehage
• Helseskjema
• Skjema/referat fra oppstartssamtale
• Generelle tillatelser
• Interne notater eller arbeidsdokumenter utformet av personalet, dersom denne dokumentasjonen har, eller kan få, betydning for det tilbudet barnet får i barnehagen
• Arbeidsdokumenter
• Kopier av dokumenter som er til orientering for barnehagen

JOURNALFØRING AV DOKUMENTER I BARNEMAPPE

I arkivforskriftens § 2-6 er det gitt bestemmelser om at i sak- og arkivsystemet skal ethvert offentlig organ registrere alle inngående og utgående dokumenter som etter offentlighetsloven § 4 må regnes som saksdokumenter, dersom disse er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.

Det er knyttet to krav til dokumenter som skal journalføres; 1) de skal være gjenstand for saksbehandling, og 2) de må ha verdi som dokumentasjon. Barnehagen må derfor utvise et visst skjønn i forhold til hva som skal journalføres, men det nevnes her eksempler på dokumenter som skal journalføres:

1. Enkeltvedtak (tilbudsbrevet) vedrørende barnehageplass
2. Faguttalelser fra f.eks PPT som fører til tiltak
3. Enkeltvedtak om spesialundervisning
4. Kontakt med barnevernet
5. Dokumenter som mottas i barnehagen og som er gjenstand for saksbehandling

UTLÅN, OVERFØRING OG INNSYN

Utlån
Barnemappe skal kun lånes ut til ansatte som konkret jobber med barnet. Andre ansatte har ikke tilgang til barnemappen. Ingen barnemapper må fjernes fra arkivet uten at utlån er registrert. Utlån gjøres på følgende måte: ved å fylle ut utlånskort påført barnets for- og etternavn, låntakers navn og dato for utlån. Utlånskortet legges på saken i arkivet som informasjon om hvem som har lånt mappa, og fjernes når mappa returneres.
Barnemappen skal ikke lånes ut til andre barnehager eller enheter i kommunen, og skal heller ikke tas med utenfor barnehagens lokaler (eller arkivdepot i tilfeller med eldre saker).

Overføring
I tråd med prinsippet om at det primært skal være en barnemappe på hvert barn, skal barnemappen følge barnet ved bytte av kommunal barnehage innen kommunen. Bare opplysninger som er nødvendig for barnets videre utvikling skal overføres. Dette betyr at barnehagene i enkelte tilfeller fortsatt vil ha en barnemappe der det ligger opplysninger om for eksempel familiære forhold mens andre opplysninger er overført til en ny barnemappe i den nye barnehagen. Det anbefales gjennomgang og opprydding i barnemappa før overføring.

Innsyn
Krav om innsyn i barnemapper behandles etter reglene om partsinnsyn i forvaltningslovens § 18-20, samt etter innsynsbestemmelsene i personopplysningslovens § 18. barnets foresatte har som hovedregel rett til innsyn i barnemappen. Dokumenter som er utarbeidet for den interne saksforberedelse kan unntas fra innsyn. Det skal praktiseres merinnsyn, jf. Offentleglovas § 11. på anmodning kan partene få tilsendt kopi av de saksdokumentene som de har krav på innsyn i.
For å vurdere krav om innsyn skal barnehagen/arkivet motta skriftlig henvendelse om dette, samt at svar fra barnehagen/arkivet skal gis skriftlig. E-posthenvendelse regnes her som skriftlig henvendelse.

Oversending av kopier
Kopier som inneholder sensitive opplysninger etter personopplysningsloven (opplysninger om rasemessig eller etnisk bakgrunn, politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært mistenkt, siktet tiltalt eller dømt for straffbare forhold, helseforhold, seksuelle forhold, medlemskap i fagforeninger) skal sendes som ordinær post. Oversendelse av hel barnemappe (også kopi av en hel mappe) skal sendes med internpost dersom det er til en annen kommunal barnehage, og som rekomandert post dersom det er til barnehager i eller utenfor kommunen.

Ved flytting til annen kommune eller bytte av barnehage
Med samtykke fra foreldre eller foresatte kan opplysninger om et barn overføres til en annen privat eller kommunal barnehage i andre kommuner. Det skal da kun oversendes kopi av de dokumenter i barnemappen som er nødvendig for barnets videre utvikling. Samtykke til slik oversendelse skal gis skriftlig. Opplysninger om familiære forhold skal ikke overføres ny barnehage, med mindre det foreligger samtykke.

Bruk av telefaks ved overføring av opplysninger om et barn
Man skal som hovedregel aldri sende personsensitive opplysninger over telenettet. Dette fordi telefaksen benytter åpne telelinjer det er enkelt å avlytte, og fordi avsender lett kan sende opplysningene til feil adressat.
Hovedregelen bør kun fravikes dersom det er av vital betydning for barnet eller saken at slike opplysninger utleveres straks. I slike tilfeller bør følgende prosedyre følges:

1. Det lages en arbeidskopi av originaldokumentene
2. Personopplysninger om barnet sladdes fra arbeidskopien
3. Arbeidskopien sendes over telefaks
4. Mottaker må bekrefte telefonisk at opplysninger er kommet frem
5. Arbeidskopien makuleres etter overføringen
6. Navn på den som har godkjent forsendelsen noteres på eget ark i barnemappen.

Bruk av e-post ved overføring av opplysninger om et barn
Det skal som hovedregel aldri sendes personsensitive dokumenter elektronisk. Kreves likevel dette av foreldre eller foresatte skal man forsikre seg om at dokumentet er sikret med kryptering. Er ikke rutiner for kryptert e-post innført skal dokumentet anonymiseres før det sendes.
Ved overføring av dokumenter skal navnet på den som har godkjent overføringen alltid noteres i barnemappen.

ARKIVERING AV BARNEMAPPER

Arkivering
Barnemapper skal arkiveres som en egen arkivserie. Mappene skal være ordnet alfabetisk etter etternavn, i låsbare og brannhemmende arkivskap.

Aktivt arkiv
I aktivt arkiv (dagligarkiv) skal det bare oppbevares barnemapper for barn som går i barnehagen.

Bortsettingsarkiv/depot
Styrer har ansvar for at bortsetting av barnemapper skjer etter gjeldende retningslinjer. Mappe på barn som ikke lenger går i barnehagen skal overføres til bortsettingsarkivet, og det anbefales at dette skjer umiddelbart etter at barnet har sluttet. Styrer har ansvaret for at bortsatte barnemapper er renset for arkivfremmede gjenstander som gummi, binders, plastikk etc.
Ordningsprinsippet i bortsettingsarkivet skal primært være alfabetisk etter barnets etternavn og fornavn, og sekundært etter år.

ARKIVBEGRENSNING OG KASSASJON

All arkivbegrensning og kassasjon av dokumenter skal skje ved at materialet brennes eller makuleres.

Arkivbegrensning
Det skal til enhver tid utføres arkivbegrensning i henhold til arkivforskriftens § 3-19. etter at barnet har sluttet i barnehagen, skal barnemappen inneholde dokumentasjon av barnehagens lovpålagte tilbud, herunder tiltak som er satt i verk overfor barnet, etter de retningslinjer som er nevnt ovenfor. Styrer i barnehagen har et særlig ansvar for å se til at bare relevante og nødvendige dokumenter blir arkivert for ettertiden.

Kassasjon og bevaring
I mangel av nasjonale retningslinjer for bevaring av barnemapper skal disse mappene i sin helhet bevares, men etter at arkivbegrensning er gjennomført. Etter arkivlovens § 22 kan det medføre straffeansvar hvis man utfører uhjemlet kassasjon.