Retningslinjer elevmapper

FORMÅL

Formålet med disse retningslinjene er å etablere et felles regelverk i Steigen kommune for håndtering av papirbasert og elektronisk lagret elevmapper i grunnskolen innenfor rammen av gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer.

VIRKEOMRÅDE

Retningslinjene gjelder for elevmapper som blir behandlet ved den enkelte grunnskole etter lov av 17. juli 1998 nr. 61 om grunnskolen og den videregående opplæringa (opplæringsloven).

DEFINISJONER

Med elevarkiv menes dokumenter som inneholder informasjon om den enkelte elev på skolen, og der informasjonen er ordnet i egne papirbaserte elevmapper, alfabetisk etter elevens etternavn.
Med elevmappe menes fysiske mapper i elevarkivet på den enkelte elev.
Med elektronisk lagret elevmappe menes en elevsak opprettet i kommunens sak- og arkivsystem etter bestemte kriterier nevnt i disse retningslinjene.
Skolen er pålagt å bruke kommunens sak- og arkivsystem til journalføring og administrativ saksbehandling.

PERSONREGISTRE

Elevmappene utgjør et personregister og skal følge reglene i personopplysningsloven. Opplysningene i elevmappene er tilgjengelig for ansatte i grunnskolen i den utstrekning som trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning (jf. forvaltningslovens § 13 b, pkt 3, .
Behandlingsansvarlig for elevmappene etter personopplysningslovens § 2  er den som Steigen kommune til enhver tid har utpekt. Personopplysningslovens § 18 gir enhver som ber om det, rett til innsyn i hva slags behandling av personopplysninger en behandlingsansvarlig foretar seg.

OPPRETTING AV ELEVMAPPE

Overordnet prinsipp er at all dokumentasjon om en elev primært skal arkiveres på ett sted, i elev-mappen. Karakterlister, eksamensprotokoller og fraværslister skal imidlertid oppbevares på skolen, ikke i elevmappene.
Skolen skal opprette elevmappe på alle elevene ved skolen, og kun en elevmappe pr. elev. Hvis korrespondanse knyttet til eleven skal journalføres skal det opprettes en egen elevsak (elektronisk elevmappe) i sak- og arkivsystemet, etter en standard som er beskrevet et annet sted i disse retningslinjene.
Elevmappe bør opprettes når det er gjort vedtak om skoleplassering – dvs. før eleven begynner i 1. klasse.

Ordningsprinsipp
Hver elevmappe i elevarkivet skal opprettes med utgangspunkt i et unikt ordningsprinsipp, der det benyttes alfabetisk inndeling etter elevens etternavn. Navnet på mappen påføres på denne måten: Etternavn, Fornavn. I tillegg skal basisgruppe påføres elevmappe. Fødselsdato benyttes for å skille elever med samme for- og etternavn. Personnummer benyttes for å skille elever med samme for- og etternavn samt fødselsdato.

Innhold i elevmappe
I den fysiske elevmappen skal det ligge følgende dokumenter:
Disse typer dokumenter skal bevares:
Forhåndsvarsel og enkeltvedtak om skoleplassering
Individuelle opplæringsplaner, IOP´er (herunder sakkyndig vurdering PPT)
Relevant dokumentasjon vedrørende søknad, tildeling samt tilrettelegging av spesialundervisning
Varselbrev (fravær, nedsatt karakter, nedsatt orden og oppførsel)
Disiplinære forseelser
Søknad om permisjon
Søknad om fritak for fag og fritak for vurdering i et fag
Dokumentasjon vedrørende bortvisning
Dokumentasjon om tilrettelegging ved eksamen og heldagsprøver
Rådgiver/kontaktlærer/sosiallærers notater, dersom denne dokumentasjonen har, eller kan få, betydning for elevens skolegang

Etter opplæringslovens § 15-3 har skolens personale – uten at taushetsplikten er til hinder for det, opplysningsplikt til barnevernet når personalet har grunn til å tro at barnet blir mishandlet i hjemmet eller at det foreligger andre alvorlige former for omsorgssvikt.

Vedtak om morsmålsundervisning og tospråklige fagopplæring (enkeltvedtak)
Referat fra ansvarsgruppemøter
Referat fra foreldresamtaler og konferanser
Kopi av bekymringsmelding til barnevernet (foresatte skal varsles før denne sendes)
Skriftlig vurdering
Skademeldinger og skaderapportering til forsikringsselskapet
Annen dokumentasjon og korrespondanse rundt fravær (for eksempel søknad om permisjon ut over opplæringsloven)
Melding om elev som avbryter opplæring
Klage på standpunkt- og eksamenskarakter til lokalt gitt eksamen og svar på slik klage
Kopi av flyttemelding
Skolens notat om avbrutt opplæring (i de tilfeller der melding ikke gis av eleven selv eller foresatte)
Samtykke til overføring av opplysninger til annen kommune eller annen skole

Følgende skal bevares i to år etter sluttdato

Sykemeldinger og legeerklæringer
Dokumentasjon vedrørende skoleskyss
Nyeste elevopplysningsskjema
Søknad om innsyn i elevmappe
Kopi av dokumentasjon fra andre kommuner i forbindelse med skifte av skole

Oppretting av elevmapper i sak- og arkivsystemet
Korrespondanse (både inngående og utgående) vedrørende en elev som skal journalføres skal skje i en egen sak - elektronisk elevmappe, i sak- og arkivsystemet. En slik sak skal opprettes på følgende måte:
Behovet meldes inn til arkivansvarlig på sentralarkivet (rådhuset) som oppretter mappe i Elements Cloud. Denne gjøres så tilgjengelig til den person som er saksansvarlig.

Journalføring av dokumenter i elevmappe
I arkivforskriftens § 2-6 er det gitt bestemmelser om at i sak- og arkivsystemet skal ethvert offentlig organ registrere alle inngående og utgående dokumenter som etter offentleglova § 4  må regnes som saksdokumenter, dersom disse er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.
Det er knyttet to krav til dokumenter som skal journalføres; 1) de skal være gjenstand for saksbehandling, og 2) de må ha verdi som dokumentasjon.
Skolen må derfor utvise et visst skjønn i forhold til hva som skal journalføres, men det nevnes her eksempler på dokumenter som skal journalføres:

1. Forhåndsvarsel og enkeltvedtak vedrørende skoleplassering
2. Søknad fra foresatte vedrørende f.eks. fri
3. Enkeltvedtak vedrørende skoleskyss
4. Faguttalelser fra f. eks PPT som fører til tiltak
5. Enkeltvedtak om spesialundervisning
6. Enkeltvedtak om særskilt undervisning for minoritetsspråklige
7. Elever med ansvarsgrupper rundt seg før innkalling og referat fra møter
8. Når elever flytter til annen skole
9. Kontakt med barnevernet

UTLÅN, OVERFØRING OG INNSYN

Elevmappe skal kun lånes ut til ansatte som konkret jobber med eleven. Andre ansatte har ikke tilgang til elevmappen. Ingen elevmapper må fjernes fra elevarkivet uten at utlån er registrert. Utlån gjøres på følgende måte: ved å fylle ut utlånskort påført elevens for- og etternavn, låntakers navn og dato for utlån. Utlånskortet legges på saken i elevarkivet som informasjon om hvem som har lånt saken, og tas ut når elevmappen leveres tilbake. Hvis det gjelder en elevmappe som har en tilsvarende sak registrert i sak- og arkivsystemet skal man også registrere utlånet i sak- og arkivsystemet.
Elevmappen skal ikke lånes ut til andre virksomheter i kommunen, og skal heller ikke tas med utenfor skolens administrasjonslokaler.

Innsyn
Krav om innsyn i elevmapper behandles etter reglene om partsinnsyn i forvaltningslovens §§ 18-20, samt etter innsynsbestemmelsene i personopplysningslovens § 18. Eleven har som hovedregel rett til fullt innsyn i sin elevmappe, det samme gjelder foresatte. Hvis en elev selv ber om innsyn uten at foresatte er involvert – eller eksplisitt ber om at foresatte ikke får innsyn, bør foresatte varsles om dette. Kommunen legger til grunn at foreldreretten står sterkt i slike saker, og derfor bør foresatte i slike tilfeller varsles. Tidligere elever som har nådd myndighetsalder utøver innsynsretten fullt ut på egne vegne. På anmodning kan partene i en innsynssak få tilsendt kopi av de saksdokumentene som de har krav på innsyn i.
Dokumenter som er utarbeidet for interne saksforberedelse kan unntas fra innsyn. I helt spesielle saker kan kommunen også vurdere unntak fra innsynsbestemmelsene med hjemmel i forvaltningslovens § 19b: "Med mindre det er av vesentlig betydning for en part, har han ikke krav på å gjøre seg kjent med de opplysninger i et dokument som gjelder andre forhold som av særlige grunner ikke bør meddeles videre." En slik unntakshjemmel kan f.eks. vurderes i forbindelse med en eventuell straffesak, der krav om innsyn i en sak eller et dokument kan ødelegge politietterforskning. Dette er imidlertid en meget snever unntaksbestemmelse, og det anbefales derfor at den enkelte skole kontakter rådmannen i slike saker. Selv om innsyn i utgangspunktet kan nektes i henhold til unntaksbestemmelsene, skal det foretas en vurdering av om opplysninger allikevel kan gis, jf. offentleglovas prinsipp om "meirinnsyn".
For å vurdere krav om innsyn skal skolen motta skriftlig henvendelse om dette, samt at svar fra skolen skal gis skriftlig. E-posthenvendelse regnes her som skriftlig henvendelse.

Oversending av kopier
Kopier som inneholder sensitive opplysninger etter personopplysningsloven (opplysninger om; ra-semessig eller etnisk bakgrunn, politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for straffbare forhold, helseforhold, seksuelle forhold, medlemskap i fagforeninger) skal sendes som ordinær post. Oversendelse av hel mappe skal også sendes som ordinær post.

Ved flytting til annen kommune eller bytte av skole
Når eleven flytter til en annen kommune eller begynner på en privat grunnskole, kan det med samtykke fra eleven eller foresatte oversendes kopi av de dokumenter i elevmappen som er nødvendig for å videreføre skolegangen. Samtykke til slik oversendelse skal gis skriftlig. Opplysninger om disiplinære forhold skal ikke overføres til ny skole, med mindre det foreligger samtykke.

Bruk av telefaks ved overføring av elevopplysninger
Man skal som hovedregel aldri sende personsensitive opplysninger over telenettet. Dette fordi telefaksen benytter åpne telelinjer det er enkelt å avlytte, og fordi avsender lett kan sende opplysningene til feil adressat.
Hovedregelen bør kun fravikes dersom det er av vital betydning for eleven eller saken at slike opplysninger utleveres straks. I slike tilfeller bør følgende prosedyre følges:
Det lages en arbeidskopi av originaldokumentene
Personopplysninger om eleven sladdes fra arbeidskopien
Arbeidskopien sendes over telefaks
Mottaker må bekrefte telefonisk at opplysninger er kommet frem
Arbeidskopien skal makuleres etter overføringen
Navn på den som har godkjent forsendelsen noteres på eget ark i elevmappen

Bruk av e-post ved overføring av elevopplysninger
Det skal som hovedregel aldri sendes personsensitive dokumenter elektronisk. Kreves likevel dette av elev eller dennes foresatte skal man forsikre seg om at dokumentet er forskriftsmessig sikret ved kryptering der dette er innført i de interne sikkerhetsrutinene. Er ikke rutiner for bruk av "kryptert e-post" innført skal dokumentet anonymiseres før det blir sendt.
Ved overføring av dokumenter skal navnet på den som har godkjent overføringen alltid noteres på elevmappen.

ARKIVERING AV ELEVMAPPER

Arkivering
Elevmapper skal arkiveres som en egen arkivserie. Mappene skal være ordnet alfabetisk etter etternavn, i låsbare og brannhemmende arkivskap.

Aktivt arkiv
I aktivt arkiv (dagligarkiv) skal det bare oppbevares elevmapper for elever som går på skolen.

Bortsettingsarkiv/arkivdepot
Arkivansvarlig på skolen har ansvar for at bortsetting av elevmapper skjer etter gjeldende retningslinjer. Mappe på elev som ikke lenger går på skolen skal overføres til det sentrale arkivdepoet på rådhuset, og det anbefales at dette skjer umiddelbart etter at eleven sluttet. Arkivansvarlig på skolen har ansvaret for at bortsatte elevmapper er renset for arkivfremmede gjenstander som gummi, binders, plastikk etc.

Ordningsprinsippet i bortsettingsarkivet/depot skal primært være alfabetisk etter elevens etternavn og fornavn, og sekundært etter år. Inndeling i år skal gjøres for å vite hvilke elevmapper det skal ryddes i, og hvilke elevmapper som skal avleveres til sentralarkivet. Klassetilhørighet skal ikke påføres mapper i bortsettingsarkivet/depot.
Adgang til bortsettingsarkivet skal tilfredsstille arkivforskriftens § 4-9, tredje ledd: Bygningsdelar som avgrensar arkivlokalet, skal vere utforma slik at arkivmaterialet er fullgodt sikra mot innbrot og mot at uvedkomande elles kan sleppe inn. Spesialrom for arkiv skal vere sikra med særskild innbrotsalarm. Kontorrom der ein har arkiv, skal gå inn i det ordinære tryggingsopplegget for bygningen. Offentlege organ skal ha reglar for kven som har tilgjenge til arkivlokale.
Personalet gis adgang til arkivlokalet av arkivansvarlig ved skolen.

ARKIVBEGRENSNING OG KASSASJON

All arkivbegrensning og kassasjon av dokumenter skal skje ved at materialet makuleres.

Arkivbegrensning
Det skal til enhver tid utføres arkivbegrensning i henhold til arkivforskriftens § 3-19. Etter at eleven har sluttet på skolen, skal elevmappen inneholde dokumentasjon av skolens saksbehandling og tiltak som er satt i verk overfor eleven, etter de retningslinjer som er nevnt i dette dokumentet. Arkivansvarlig på skolen har et særlig ansvar for å se til at bare relevante og nødvendige dokumenter blir arkivert for fremtiden.

Kassasjon og bevaring
Elevmapper skal i sin helhet bevares, etter at arkivbegrensing er gjennomført. Dette gjelder også saker om disiplinære forhold som ligger i elevmappen. Etter arkivlovens § 22 kan det medføre straffeansvar hvis man utfører uhjemlet kassasjon.

AVLEVERING AV ELEVMAPPER TIL SENTRALARKIVET

Tidspunkt for avlevering
Skolene skal avlevere sine elevmapper til sentralarkivet når de er å regne som avsluttet, og senest ti år etter eleven sluttet.
Avleveringen skal skje etter forhåndsavtale.

Ansvar for avlevering
Rektor har ansvar for at avlevering utføres i samsvar med retningslinjer for avlevering av kommunalt arkivmateriale.
Ved avlevering blir ansvaret for elevmappene overført til sentralarkivet/depot, som også vil ta seg av alle henvendelser knyttet til elevmappene.

Pakking, merking og rengjøring av elevmapper
Elevmappene skal primært avleveres i stående arkivbokser (A-4 format), og all merking av bokser (om innholdet) skal være gjort med blyant:
Navn på skole
Elevmapper, alfabetisert fra-til
Tidsrom (startår-sluttår)
Arkivboksene skal ha bredde 9,5 cm med flipp (skal vende utover), og det skal kun skrives på den siden/ryggen av boksen hvor flippen er.

Tilbakelån
Tilbakelån skal skje etter nærmere avtale mellom skolen og sentralarkivet.