|
Arkivansvaret i de ytre enhetene i Risør kommune som selv fører post er administrativt underlagt enhetsleder, men skal rapportere til Dokumentsenteret i Risør kommune i arkivfaglige anliggende. Merkantilt ansatt ved den enkelte enhet i Risør kommuneMerkantilt ansatt sorterer arkivfaglig under arkivansvarlig ute hos enheter i Risør kommune. Denne skal rapportere til arkivansvarlig/nærmeste administrative overordnede. Instrukser for merkantil ansatt/arkivmedarbeidere som har arbeidsoppgaver tilknyttet arkivarbeid er følgende:
- skal utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen
- skal utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres
- skal sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon
- skal utføre arkivleggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner
- ansvarlig for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll)
Arkivansvarlig ved den enkelte enhet i Risør kommune Instruksen gjelder for alle som er utpekt som faglig arkivansvarlige ute hos enhetene i Risør kommune.
- skal påse at arkivarbeidet innenfor de ulike virksomheter i enhetene følger lover, forskrifter og retningslinjer
- skal påse at arkivarbeidet utføres på en rasjonell og fornuftig måte som sikrer riktig praksis slik at brukere i kommunen får den service og de tjenester de har krav på
- skal påse at dokumentasjon som blir produsert i fagsystem, og som har rettslig og/eller forvaltningsmessig verdi blir oppbevart og arkivert forskriftsmessig
- bidra til at det legges til rette for nødvendig kompetanseheving innen arkiv
- har selv ansvaret for at det ved klargjøring og avlevering av arkivmateriale til kommunen følger rutiner for dette. Jfr. rutiner for for avlevering papir
- sørge for at restanselister følges opp
- har ansvar for bistand i arbeidet med internkontroll av arkivrelatert arbeid
|