|
Ved bortsetting skal de enkelte arkivstykker (esker, pakker, protokoller, filmruller, elektroniske lagringsmedium etc.) merkes tydelig med navnet på arkivskaper (dvs. navnet på organet og eventuelt avdeling eller journalbokstav), innholdet i arkivstykket (til vanlig kode og tekst i arkivnøkkelen) og hvilket tidsrom arkivmaterialet omfatter.
xx kommune har laget disse vedtektene for merking av arkivmateriale:
-egne etiketter
-standard for etikettpapir: bla bla bla
-standard for lim til etiketter: bla bla bla
-standard for plassering av etiketter: bla bla bla
-standard for fonter: bla bla bla
-standard for avskortinger: bla bla bla Arkivbegrensing (som ikke er gjennomført tidligere) og kassasjon skal gjennomføres i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer. Dersom bortsettingsarkivet inneholder materiale som senere skal kasseres, skal dette materialet plasseres for seg og ikke blandes sammen med det som skal bevares.
xx kommune skal følge disse vedtektene for arkivbegrensing og kassasjon:
-emneordnet sakarkiv: bla bla bla
-personalarkiv: bla bla bla
- Det skal lages ei summarisk liste over det materialet som blir kassert, og ei fullstendig arkivliste over det som skal bevarest. Ved bruk av elektronisk journal kan avleveringslista produseres automatisk fra journalsystemet, men nummerering av arkivstykkene må påføres særskilt.
xx kommune skal følge disse standardene for arkivlister:
-Standard kassasjonsliste
-Standard avleveringsliste Krav om innbinding av møtebøker, protokoller, kopibøker og papirbaserte journaler er fjernet. Forberedelser før avlevering til depot Her legges egne rutiner/prosedyrer for avlevering, eller en henvisning til Arkiv i Nordlands veiledninger: https://www.arkivinordland.no/avlevere-arkiv/ |