|
Ved overgang til elektronisk arkiv har saksbehandler fått et større ansvar i den daglige arkivdanningen. Saksbehandler har et viktig ansvar for at arkivet alltid skal fungere som oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med eller har arbeidet med blir bevart, dvs. alle saksdokument som ihht. Offentlighetsloven § 4 er å regne som saksdokument for organet.
Saksbehandlers ansvar: All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Absolutt ingen kommunale dokumenter, elektroniske såvel som papir, skal lagres i personlige filer/mapper. Saksbehandler er ansvarlig for at utgående dokumenter ferdigstilles i systemet og sendes mottaker. Saksbehandler er også ansvarlig for at inngående dokument blir saksbehandlet. Saksbehandler har ansvaret for oppfølging av sine saker. Brev som er unntatt offentlighet skal ikke sendes som e-post. All utgående korrespondanse skal i utgangspunktet sendes digitalt via KS SvarUT. Saksbehandler skal påse at:
- dokumentene i en sak holdes samlet i samme saksmappe
- mottatte brev er stemplet og registrerte i arkivet, og scannet på riktig sak
- mottatte brev er journalført og har riktig betegnelse, saksnummer og saksbehandler. Dette gjelder også e-post og post via andre elektroniske bærere
- har ansvaret for at brev (herunder elektroniske) som kommer direkte til saksbehandler blir journalført. Saksbehandler kan selv importere e-post til Public360
- at gradert post er/blir påført riktig lovhjemmel
- overskriften på utgående brev er dekkende og at brevet kun omhandler en sak
- hoveddokument og alle vedlegg er registrert
Saksbehandlers ansvar ved papirarkiv:
- Papirmapper skal oppbevares hos arkivtjenesten ved enheten
- Papirmapper skal være i samsvar med elektronisk mappe i fagsystem eller saks- og arkivsystem
- Saksbehandler er ansvarlig for å holde dokumentasjonen samlet og i den rekkefølge de er arkivlagt i saksmappen
- Saksbehandler er ansvarlig for å legge en kopi av all dokumentasjon de utarbeider i saksmappen
- Saksbehandler har ansvaret for at saksmapper er ryddet for ikke arkivverdig materiale som konsept, kladder, dubletter, arbeidsnotat m.m.
- Saksbehandler kan ikke låne arkivmateriale videre til andre
- Arkivtjenesten har ansvar for utlån av materiale fra arkivet og at utlånet blir registrert
Saksbehandlerens ansvar ved avslutting av sitt arbeidsforhold:
- sjekke og rydde alle sine fysiske og digitale arbeidsområder for dokumenter som skal arkiveres
- avslutte og eventuelt overføre saker til sin leder, stedfortreder eller sin etterfølger
I arkivfaglige saker er saksbehandler underordnet arkivleder i kommunen og er til enhver tid pålagt å følge gjeldende rutinebestemmelser. |