|
Viss journalen- og arkivsystemet er utilgjengeleg for eit lengre tidsrom, skal arkivet setje i verk naudprosedyre som framstilt nedanfor.
Føring av mellombels journal
Arkivet fører ein mellombels papirjournal over inn- og utgåande dokument som inneheld opplysningar i høve til arkivlova § 2-7.
Behandling av innkomne og interne dokument
Arkivet registrerer innkomne dokument, både eksterne og interne, i den mellombelse papirjournalen.
Kopi blir fordelt til leiar/saksbehandlar.
Når systemet igjen er tilgjengeleg, vert originaldokumenta registrerte i Public360 på grunnlag av den mellombelse journalen.
Dokumentet vert påført saksnummer og saksbehandlar frå Public360. Dokumenta vert skanna og fordelte til leiar/saksbehandlar.
Behandling av utgåande dokument
Saksbehandlar produserer dokumenta i det ordinære tekstbehandlingssystemet eller anna høveleg system.
Arkivkopi av det utgåande dokumentet vert sendt til arkivet via e-post eller på papir.
Arkivet journalfører dei utgåande dokumenta i den førebelse journalen.
Når systemet igjen er tilgjengeleg, registrerer arkivet utgåande dokument i Public360
på grunnlag tilsendt e-post eller papirkopi og registreringane i den førebelse papirjournalen.
Dokumenta vert knytte til det elektronisk arkivet ved å arkivere dei elektroniske filene.
|