ReservasjonskontrollArkivtenesta skal ein gong i månaden utføre kontroll med saker og journalpostar med status Reservert eller Konsept og som er eldre enn 1 månad og som er tomme (manglar fil) Framgangsmåte for slike søk er å :
Søke fram dokument status R registrert fram til 1 månad attende på søksdato. Klikke på "Ferdigstilt uten fil" i venstremeny i rolle Arkivar i Public360.
Saker og dokument som er oppretta men ikkje tatt i bruk skal slettast frå journalsystemet. Før sletting skal arkivtenesta ta kontak med sakshandsammar og å få bekrefta sletting.
(Kontroll av jp status R/manglar fil vert og gjennomført ved at arkivtenesta avslutter saker i sak/arkiv. Saker med jp status R/manglande fil kan ikkje avsluttast.) Restanselister/restansekontrollSentralarkivet skal fire gonger årleg ta ut rapport over saker som ikkje er ferdighandsama/avskrivne. Dei kvartalsvise listene skal leverast til avdelingsleiar som er ansvarleg for at sakshandsamar eller andre skal avskrive saka. Avdelingsleiar eller andre med tilsvarande mynde har ansvar for at det i god tid på førehand vert teke ut restanseliste for sakshandsamar som skal slutte. Leiar skal syte for at eventuelle restansar vert avskrivne. UtlånskontrollSentralarkivet skal skrive ut utlånsliste to gonger årleg for å få oversyn over arkivmateriale som midlertidig er utanfor arkivet. Det skal settast i verk tiltak for å få returnert utlånte arkivsaker |