Utgåande post

Brev frå Voss kommune skal sendast som offentleg dokument og innehalde logo, arkivkode og journalnummer og øvrige kjenneteikn. Dokument som er unntatt offentleg innsyn skal ikkje sendast som e-post utan at dei er kryptert. All post skal journalførast i elektronisk arkiv, fagsystem eller manuell journal.

Svare på journalpost / opprette utgåande brev

Sakshandsamar skal ekspedere eigne utgåande brev, interne notat og utgreiingar. Framgangsmåte for dei ulike funksjonane i systemet skal følgjast.

 Sakshandsamar skal også

• føre på mottakarar og kopimottakarar
• føre på dokumenttype
• utføre offentlegvurdering og påføre lovheimel og korrekt tilgangskode. Dersom ein er usikker på offentlegvurdering skal ein ta kontakt med avdelingsleiar/dokumentsenter

Inntil dokumentet er klart for utskriving og ekspedering skal journalposten ha status R

Når dokumentet er ekspedert via SvarUt eller utskrift får det status E.

Sakshandsamar skal avskrive alle journalpostar som vedkommande er ansvarleg for uavhengig av avskrivingsmåte.

Utgåande e-post

Sakshandsamar skriv svar i sak/arkivsystem og sender svar på e post via SvarUt eller registrerer utgåande e-post på korrekt sak via Outlook-tillegg i Public360.

Interne dokument og notat

Interne notat skal handsamast som ekstern post. For korrespondanse mellom avdelingar/seksjonar som er knytt til systemet nyttar ein dokumenttypane X og N.

Er den eine avdelinga/seksjonen ikkje knytt opp mot systemet, nyttar ein dokumenttypane U og I som for ekstern korrespondanse. Sakshandsamar sender ut notat via sak/arkivsystem.

Manuelle journalar og fagsystem

Arkivtenesta på avdelingar som ikkje er knytta til Public360  fører utgåande post i manuelle journalar/fagsystem.

Sakshandsamar fører utgåande post i fagsystem.

Originaldokument som vert journalført i fagsystem må skrivast ut /arkiverast i papirarkiv tilhøyrande fagsystemet (unnatak for Noark-godkjende elektroniske fagsystem)

Når ei sak er ferdig handsama i fagsystemet skal dokumenta arkiverast i tilhøyrande papirarkiv. Før arkivlegging skal mappa reinskast, dvs. at binders, kladdar, notat og liknande vert fjerna.