Postmottak og sortering

Postmottak og sortering

Arkivtenesta skal motta all inngåande post for registrering før den går til sakshandsaming.(forskr. § 3-1 og § 3-4).

Ikkje arkivverdig post skal skiljast ut frå saksposten. Informasjonspost er post som ikkje vert gjenstand for noko form for sakshandsaming. Til informasjonspost høyrer alle trykksaker, offentlege publikasjonar, rundskriv, utskrifter/kopiar frå andre organ. Informasjonsposten vert sendt direkte til kvar avdeling. Avdelinga er sjølv ansvarleg for å returnere informasjonspost som skal journalførast.

Den arkivverdige posten er den som vert gjenstand for sakshandsaming og som kommunen er pliktig å ta vare på til ei kvar tid. Denne posten kallar vi sakspost og vert gjenstand for stempling og journalføring.

Elektronisk post skal handsamast som vanleg sakspost

Personleg adressert post skal leverast uopna til adressaten dersom ikkje organet har inngått avtale med adressaten om at slik post kan opnast av arkivtenesta. Mottakar pliktar likevel straks å levere posten attende til arkivtenesta dersom den er til administrasjonen.

Personleg adressert e-post som syner seg å vere til administrasjonen skal sakshandsamar sjølv registrere i sak/arkivsystem.

Klientpost, pasientpost og post som vert journalført i fagsystem eller manuelle journalar registrerer avdeling som mottek dokumentet sjølv inn i fagsystemet.

Bilag og fakturaer, rekningar med følgebrev skal ikkje journalførast men oversendast direkte til ansvarleg avdeling for skanning av rekningar.

Brev til politikarar skal omadresserast til vedkomande sin privatadresse.

Søknadar på stillingar vert overført til sak-/arkivsystem via Visma Rekruttering. Elektroniske skjema vert overført automatisk til sak-/arkivsystem.

Stempling

Saksdokumenta blir stempla med journalstempel med rubrikkar for mottaksdato, arkivsaksnummer, journalpostnummer og sakshandsamar.

Postfordeling og postsirkulasjon i sak/arkivsystemet

Avdelingsleiar eller andre med tilsvarande mynde har ansvar for dagleg gjennomgang av motteken post i det elektroniske arkivet.

Vedkommande skal

• kontrollere at saksopplysningar og journalopplysningar er rette
• kontrollere offentlegvurderinga. Dette inneber å kontrollere at rett tilgangskode og heimel er nytta, samt at naudsynt skjerming er utført.
• hente fram alle saker og dokument med tilgangskode XX og utføre offentlegvurdering. Journalpostar og saker som vert unntatt skal registrerast i systemet med lovheimel og tilgangskode. Ein må dessutan sørge for å skjerme personnamn og liknande i saks- og dokumenttittel, mottakar/avsendar, og k-kodar/objektkodar dersom naudsynt.

Sakshandsamar skal kontrollere

• at dokumenta/journalpostane er knytt til rett sak
• at saka har rett klassering
• offentlegvurderinga og eventuell skjerming av sak og journalpost.

Saksfordelar/leiar og sakshandsamar gir tilbakemelding til arkivtenesta om endringar i journalen.