Inngåande post

Inngåande post til  postmottak Tinghuset :

Arkivtenesta er ansvarleg for mottak, stempling og registrering av inngåande post til postmottak Voss kommune. 
Registrert papirpost vert skanna og kontrollert før journalføring
Arkivtenesta skal også registrere, kontrollere og journalføre arkivverdig e-post sendt til det sentrale postmottaket.

Dersom sakshandsamar mottek inngåande papirpost skal han/ho levere dette til Dokumentsenter til registrering.

Dersom journalpost er den første i ei sak skal arkivtenesta/sakshandsamar opprette sak. Framgangsmåte for å lage ny sak i systemet skal følgjast. Arkivtenesta fordeler saka til avdeling/sakshandsamar.  Voss kommune jobber for meiroffentlegheit, og gradering på saksnivå skal berre skje i unntakstilfeller.  Offentleg tittel skal leggast inn på gradert sak.  

Arkivtenesta fordeler journalpost til rett avdeling og sakshandsamar dersom denne er kjend. Dersom sakshandsamar er ukjend vert dokumentet fordelt til saksfordelar/leiar. Arkivtenesta fører på tilgangskoden, og ser til at naudsynte opplysningar er skjerma. Ved tvil graderer arkivet med utsett offentlegheit .  Når alle journalopplysningane er kontrollert skal journalposten få dokumentstatus J.

E-post til sakshandsamar

Når sakshandsamar mottar e-post direkte til si adresse pliktar han/ho å vurdere om det er arkivverdig post som må journalførast.
Dersom e-post er arkivverdig er vedkommande sakshandsamar ansvarleg for å registrere denne.   Arkivtenesta skal kontrolere og journalføre epost registrert av sakshandsamar.
Dersom e-post er første dokument i ny sak er sakshandsamar ansvarleg for å opprette ny sak. Rettleiing for registrering av e-post i systemet skal følgjast.

• Sakshandsamar fører på tilgangskoden, og ser til at naudsynte opplysningar er skjerma.
• Når alle journalopplysningane er kontrollert skal journalposten få dokumentstatus S.

Faks

Dersom faks vert sendt direkte til sakshandsamar eller avdelinga skal denne skrivast ut og vidaresendast Arkivtenesta for journalføring.

Elektroniske skjema
Elektroniske skjema vert importert som ny journalpost i ny sak/eksisterande sak alt etter kva konfigurasjon som er sett opp for skjemaimport til elektronisk system.

Journalføring i fagsystema

Merkantilt tilsette i avdelingar som ikkje nyttar Public360 skal registrere inngåande post i eige fagsystem/manuell journal. Journalføring i fagsystema skal utførast på same måte som journalføring i sak/arkivsystemet.

Manuell journalføring

Dei einingane som ikkje er knytt til det sentrale arkivsystemet eller nokre av fagsystema skal føre papirbasert postjournal. For desse gjeld følgjande rutinar:

Ansvarleg for journaleininga skal påføre mottekne saksdokument eit stempel som identifiserar dokumentet og knytter det til journalen.
Stempelet skal ha opplysningar om organisasjonsnamn, journalføringsdato løpenummer, saksnummer, arkivkode, sakshandsamar og gradering.
I papirjournalen skal det i tillegg førast opp namn på avsendar/mottakar, dokumenttittel, sakstittel, dokumentdato, avskrivingsdato og avskrivingsmåte.

Ansvarleg for journaleininga skal kontrollere om dokumentet tilhøyrer eksisterande sak og evt. knytte det til den. Eksisterer det ikkje noko sak frå før av skal arkivtenesta opprette sak. Arkivtenesta skal komme med forslag til arkivkode, samt forslag til gradering og heimel for graderinga.  Leiinga pliktar å sjå til at denne er riktig.