|
Dei einingane som ikkje er knytt til det sentrale arkivsystemet eller dei andre godkjuent elektronisk fagsystem skal føra papirbasert postjournal. For desse gjeld fylgjande rutinar: Ansvarleg for journaleininga skal påføra motteke saksdokument eit stempel som identifiserar dokumentet og knyt det til journalen. Stempelet skal ha opplysingar om organisasjonsnamn, journalføringsdato løpenummer, saknummer, arkivkode, sakshandsamar og gradering. I journalen skal det i tillegg førast opp namn på avsendar/mottakar, dokumenttittel, sakstittel, dokumentdato, avskrivingsdato og avskrivingsmåte. Ansvarleg for journaleininga skal kontrollera om dokumentet tilhøyrer eksisterande sak og evt. knyte det til den. Eksisterar det ikkje noko sak frå før av, skal arkivtenesta oppretta sak. Arkivtenesta skal koma med framlegg til arkivkode som sakshandsamar skal sjå til at er rett. Arkivtenesta kjem med framlegg til gradering og heimel for graderinga. Leiinga pliktar å sjå til at denne er rett.
|
|