Reglement for bruk av elektronisk kommunikasjon

Virkeområde

Retningslinene gjeld for elektronisk informasjonsflyt og informasjonsutveksling med Voss kommune og som har med forvaltningsverksemda, innhenting og vurdering av informasjon, vedtak og utsending av vedtak.

Retningslinene omfattar elektronisk kommunikasjon med einskildpersonar og verksemder, andre eksterne offentlege forvaltningsorgan og interne forvaltningsorgan.

Definisjon

Med elektronisk kommunikasjon forstår ein bruk av t.d. Internett, eller liknande kommunikasjonssystem, og bruk av talestyrte eller andre automatiske telefontenester, men ikkje bruk av taletelefon eller anna munnleg kommunikasjon (eForvaltningsforskrifta § 3c).

Heimelsgrunnlag

 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker ( Forvaltningslova)
 Lov om elektronisk signatur ( E-signaturlova)
 Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen ( eForvaltningsforskrifta)
 

Generelle krav til bruk av elektronisk kommunikasjon i Voss kommune

Einkvar som vender seg til Voss kommune kan nytte elektronisk kommunikasjon når det skjer i den form og etter den framgangsmåten som er definert her

E-post til kommunen skal sendast til sentral e-post adresse. Adresse til sentralt e-postmottak er postmottak@voss.kommune.no

Adressa skal vere lett tilgjengeleg på kommunen sine heimesider.
Adressa skal trykkast på brevark og vere godt synleg på all utgåande elektronisk post frå kommunen, uavhengig av kva for elektronisk adresse som nyttast ved utsending.

Alle som jobbar med sakshandsaming kan ta i mot elektronisk post. Sakshandsamar skal registrere motteke sakspost i elektronisk sak-/arkivsystem.

Elektronisk post skal handsamast på same måte som papirpost i Voss kommune og gjeldande retningslinjer for journalføring skal fylgjast. 

Voss kommune skal innføre elektroniske skjema innafor alle saksområder der dette er mogeleg.

Avgrensingar i bruk av elektronisk kommunikasjon

Ved bruk av elektronisk informasjon skal avsendar identifisere seg med namn og adresse dersom slike førespurnader skal verta handsama.

I enkelte saker kan Voss kommune be om opplysningar som stadfestar avsendar sin identitet eller fullmakter.
 
Følgjande opplysningar skal ikkje utvekslast elektronisk frå Voss kommune med mindre det er nytta tryggleiksstenester og –produkt. som på ein tilfredstillande måte sikrar mot urettmessig innsyn:

•  Opplysningar unntatt offentlegheit med heimel i offentleglov og forvaltningslov 
•  Sensitive personopplysningar
   

Høve til å nekte bruk av elektronisk kommunikasjon

Dersom nokon misbruker tilgangen til å nytte elektronisk kommunikasjon med kommunen, kan ein nekte vedkommande heilt eller delvis å nytte slik kommunikasjon i framtida. Ein skal sende ut varsel med ein frist for å uttale seg i saka før ein nektar nokon å nytte elektronisk kommunikasjon. Dersom det er naudsynt av omsyn til tryggleiken kan kommunen nekte tilgang straks.

Stadfesting av mottak

Når ein mottek elektronisk post som fører til sakshandsaming skal kommunen sende stadfesting av at posten er mottatt.

Rutinar for stadfesting av mottak i Voss kommune

Stadfestinga sendast ut av arkivpersonalet eller den som er definert som direkte mottakar av elektronisk kommunikasjon når posten blir journalført, og seinast i løpet av dagen etter posten er motteke. Meldinga skal innehelde tidspunkt for mottak, og saksnummeret/journalnummeret skal nyttast som referanse. Stadfestinga skal journalførast og arkiverast.

Melding om feil og manglar

Dersom kommunen mottek elektronisk post som skulle ha vert sendt til eit anna organ eller ei anna elektronisk adresse, må kommunen informere avsendaren om dette, og om mogleg vise vedkommande til rett organ og rett elektronisk adresse.

Mottek kommunen elektronisk post med andre feil eller manglar må kommunen informere avsendaren om dette før sakshandsaming tar til.

Melding om og tilgjengeliggjering av vedtak

Melding om vedtak kan skje ved bruk av elektronisk kommunikasjon dersom parten har oppgitt den elektroniske adressa kommunen skal nytte for å sende varsel om vedtak. Vedtaket skal gjerast tilgjengelig frå egna informasjonssystem og risiko for at uvedkommande skal få innsyn skal vere tilfredsstillande førebygd.

Klage

Klage over enkeltvedtak kan framsettast i elektronisk form. Kommunen bestemmer framgangsmåte og metode for autentisering.

Innsyn i dokument og opplysningar ved elektronisk kommunikasjon

Krav om innsyn kan sendast organet elektronisk. Dersom kommunen har elektronisk arkiv kan det gis tilgang til opplysningar og dokument i elektronisk form viss den som krev innsyn samtykkar eller ber om det, og dersom risikoen for urettmessig innsyn i opplysningar og dokument i systemet er tilfredsstillande førebygd.

Dersom den som krev innsyn i dokument som er signert med avansert elektronisk signatur ber om det, skal sertifikat og andre opplysningar naudsynte for å stadfeste signaturen utleverast saman med dokumentet.

 Kommunen skal legge til rette for at dokumenta kan leggjast fram slik at innhaldet kan dokumenterast for ein tredjepart.