|
Verkeområde Retningslinene gjeld for alle typar elektroniske system der det vert skanna saksdokument eller eigenprodusert saksdokument for arkivering og seinare avlevering til depot. Heimelsgrunnlag
- Lov om arkiv av 04.12.92 med forskrifter; forskrift av 11.12.98 nr. 1193 (arkivforskriften) og forskrift av 01.12.99 nr. 1566
- Elektronisk arkivering av saksdokument" (forskr. nr. 1566, kap. 3.)
3.1. Krav til arkivsystem for elektroniske arkivdokument
Med arkivdokument meines eit dokument som skal inngå i eit arkiv.
Arkivdokument som vert lagra elektronisk skal vera knytta til eit system som styrer all arkivering av og tilgang til dokumenta.
Elektronisk arkivsystem skal fylgje krav sett i NOARK (Norsk arkivstandard) og vere godkjent av Arkivverket.
System for journalføringspliktige saksdokument skal fylgje krav i Norsk Arkivstandard (Noark) og vere godkjent av Riksarkivaren.
Dersom Voss kommune planlegg å lagre elektroniske arkivdokument i eit system som ikkje er Noark-godkjent, skal det sendast melding til Riksarkivaren før systemet vert teke i bruk. 3.2. Ansvar, rutinar og rettar i arkivsystem Det skal utarbeidast instruks for Voss kommune som beskriver ansvar, rutinar og rettar knytt til oppretting, mottak utveksling og bruk av arkivdokument i arkivsystem.
Fylgjande ansvarstilhøve og rutinar skal beskrives :
Ansvar for tildeling og ajournhold av brukarrettar
Kva spesifikke rettar for handsaming av arkivdoikument som vert tildelt brukarar av systemet med tilhøyrande rollar.
Kva type dokument som skal utensiteres og signerast, samt reglar og rutinar for signering av dokument, inkludert bruk av digital signatur
Ansvar og rutinar for for kvalitetssikring av registrering og arkivering
Ansvarstilhøve og prosedyrar for registrering, journalføring og arkivering av ut- og inngåande dokument.
Rutinar som definerar ansvar for :
- Fordeling av dokument
- Retting av registrerte journal- og arkivopplysingar
- Avskriving og ferdigstilling av dokument
- Vurdering av unnatak for offentlegheit
- Registrering av unnatak for offentlegheit og heimel for dette
- Prosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift
3.3. Krav til dokumentformat og eksportfunksjonar i arkivsystemet
Elektroniske arkivdokument skal lagrast i eitt av fleire av dokumentformat fastsett i kap. 5 jf 5-17 til §5-20. Dette gjeld ikkje dokument som kan kasserast etter 10 år eller mindre. Organet skal kontrollere at konvertering til arkivformat er utført korrekt og komplett, og at dokumenta er lesbare, for produksjonsformatet vert kassert.
System som lagrar elektroniske arkivdokument skal ha eksportfunksjon som sikrer at bevaringsverdig materiale kan overførast til andre system eller avleverast til arkivdepot. Ved eksport for avlevering eller deponering skal systemet kunne produsere eit arkivvuttrekk i henhold til krav fastsatt av Riksarkivaren. Krav gjeld ikkje dersom alle dokument og opplysingar i systemet kan kasserast etter 10 år eller mindre i medhald av arkivloa §9- Kommunar og fylkeskommunar kan gjer unntak frå bestemmelsen dersom dei nyttar andre dokumentformat eller eksportformat godkjent av Riksarkivaren.
3-4 Oppbevaring og sikring
Det skal utarbeidast rutinar som beskriv korleis arkivdokumenta vert oppbevart og sikra :
Kva lagringsmedier og arkivformat som nyttast
Kva kategoriar av saker og dokument som skal arkiverast elektronisk, og kva som eventuelt etter formkrav i lov- og regelverk o.a. skal arkiverast på papir.
Ansvarstilhøve og prosedyrar for for konvertering av dokument til arkivformat inkludert tidspunkt for konvertering.
Retningsliner for kassasjon av mottekne papirdokument som er skanna og arkivert elektronisk.
Plan for periodisering av arkivet og vedlikehald av dokument og ivaretaking av informasjonssikkerheit.
3.5. Blanda arkivering av elektroniske dokument og papirdokument
Alle arkivdokument som inngår i ein og same sak eller gruppering av dokument, skal arkiverast enten elektronisk eller på papir.
Papirbaserte og elektroniske dokument skal inngå i kvar sine klart definerte deler av arkivet.
All blanding av papirbasert og elektronisk arkivering skal vere godt dokumentert i arkivplanen.
3.6 Papirversjon av skanna papirdokument
Papirversjon av skanna papirdokument i tråd med krava i §5-15 som arkiverast elektronisk som ledd i løpande arkivdanning, kan destruerast. Destruksjon må ikkje skje dersom lovbestemt formkrav (t.d. krav om signatur) krev at papirversjon vert bevart. Det er ikkje adgang til å destruere originaldokument som kjem under destruksjonforbud i §8-7 (arkivdokument eldre enn 1950 / arkivdokument som har særskilt historisk verdi) Organet skal fastsetje retningsliner for å kontrollere at skanning av innkomne papirdokument er utført korrekt og komplett, og at dokumenta er lesbare, før den orginale papirversjonen vert destruert. Dette inkluderar operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutine for kvalitetssikring ved skanning. Riksarkivaren kan i enkeltttilfeller fastsetje at også papirversjon av dokument skal bevarast. |