Makuleringsrutiner

Med hjemmel i Riksarkivarens forskrift, kapittel IX; Elektronisk arkivering av saksdokument § 1-3 kassasjon av papirversjoner ved skanning, kan dokumentene kasseres i tråd med disse bestemmelsene. "Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950" trådte i kraft pr 01.02. 2014 og skal være retningsgivende ved kassasjon.  For å oppfylle kravene er det utarbeidet rutiner for kassasjon av ferdig skannede papirdokument/saksdokument.

Inngående post og interne dokumenter på papir

Sak- og arkivsystemet ESA er konfigurert slik at alle saksdokument må konverteres til gjeldende arkivformat ved journalstatus J.

Papirdokument skal oppbevares i 6 måneder hos arkivet, bunkelagt kronologisk.

Dersom konvertering til arkivformat fungerer korrekt og alle rutiner følges, kan kassasjon av saksdokumenter utføres etter følgende regler:

• Sjekkliste før kassering/makulering av saksdokument må uten avvik være i orden
• Er det rett periode som er klar for makulering/kassasjon?
• Er skanning utført fortløpende og funnet korrekt ved journalføring.
• Er produksjonsversjonene konvertert til arkivformat uten feil og mangler?
• Er rutiner for sikkerhetskopiering følgt opp og godkjent?
• Er noen av dokumentene eller vedleggene av en type som skal bevares i papirformat?
• Ved feil og mangler skal alle slettings- og kassasjonsrutiner stoppes inntil sjekkpunktet er i orden
• Dokumentene sorteres på ugraderte og graderte dokumenter
• Dokumentene blir makulert ved å benytte makuleringsmaskin, for graderte dokumenter benyttes maskin som er godkjent for sikkerhetskravene. Virksomhet som ikke har slik makuleringsmaskin kan destruere dokumentene ved brenning hos Senja Avfallselskap
• Makuleringsskjema fylles ut av den ansvarlige for kassering og journalføres i sak og arkivsystemet ESA

Virksomheter utenfor kommunehuset

Alle virksomheter skal følge retningslinjene ved makulering av dokumenter som listet ovenfor. Arkivtjenesten kontaktes ved behov for avklaring.

Arkivmateriale som etter gjeldende retningslinjer skal tilintetgjøres på en slik måte at ikke uvedkommende kan få tilgang til opplysningene i ettertid. Dette betyr at materialet enten skal makuleres i makuleringsmaskin eller brennes. Kassasjonsmaterialet skal under ingen omstendighet behandles som vanlig avfall eller graves ned. All tilintetgjøring (makulering) skal skje under oppsyn av betrodde medarbeidere, som skal forvisse seg om at materialet blir destruert, slik at det ikke er mulighet for rekonstruksjon.  Det skal kvitteres av to personer på makuleringsliste.