UtlysningVed utlysning av anbud, leverer prosjektleder eller den ansvarlige saksbehandler kopi av annonse til arkivtjenesten/postmottak. Dette gjøres for å sikre seg at alle som mottar tilbudsdokumenter er oppmerksom på aktivitet rundt dette. Mottak og registreringTilbudsdokumentene som kommer inn med bud, leveres i skranken i postmottaket. Ansvarlig i skranken skriver dato og klokkeslett for innlevering og signerer for mottaket på konvolutten. . Anbudene oppbevares i låst skap fram til åpningsdato. Tilbudsdokumenter som kommer som brev, skal behandles som hastesak. Dato, klokkeslett og signatur skal påføres konvolutten umiddelbart ved mottak. Ved personlig levering ta en kopi av mottatt stemplet konvolutt med signatur, som kvittering til tilbyder. Konvoluttene skal legges uåpnet i låst skap ved postmottaket. Spørsmål som omhandler anbudsdokumentene skal journalføres i Esa, men avsender/adressat skal unntas fra offentlighet inntil dato for anbudsåpning er passert. Åpning og protokollføringÅpning foretas på det tidspunkt angitt i konkurransegrunnlaget. Hvis ikke annet er satt i grunnlaget, er åpning internt. Det vil si at kun representanter minimum to er tilstede, fortrinnsvis en fra strategisk ledelse og saksbehandler. Disse to signerer også protokollen. Protokollen inneholder, i tillegg til navn på prosjektet, angivelse av entreprise og tilbudssum. Tilbudene nummereres fortløpende og etter åpning foretas en grundig gjennomgåelse som blant annet innbefatter kontrollregning av summene. Tilbudene rangeres etter på forhånd oppsatte kriterier og legges fram for behandling?
|