Retningslinjer for elektronisk arkivering av saksdokumenter

1. Virkeområde

Disse reglene gjelder for arkivdanning i alle elektroniske system i Tranøy kommune som produserer fullelektronisk dokumentasjon. Det vil si der både de innkommende og de egenproduserte saksdokumentene blir behandlet og lagret i elektronisk form. Disse skal senere avleveres i elektronisk form til arkivdepot.

Formålet med konverteringen er å sikre langtidsbevaring av arkivverdig informasjon, og sikre dokumentene slik at de framstår som komplette og uendrete. Arkivdokumenter skal være beskyttet mot uautoriserte endringer.

2. Oppbygging og bruk av det elektroniske arkivet

Det elektroniske arkivet i Tranøy kommune omfatter følgende arkivdeler i ESA (EDB Sak og arkiv):

• Saksarkiv - K-Koder (SARK 16-20) med møtebøker fra alle politisk oppnevnte styrer, råd og utvalg
• Referater (REFERAT)
• Personalarkiv (PERSONAL)
• Personal sluttet (PERSSLUTT)
• Tilflytterarkiv (FLYKTARKIV)
• Tilflyttere flyttet (FLYKTFLYTT)
• Elevarkiv/barnehagebarn - spesialpedagogiske tiltak (ELEV)
• Elever sluttet - (ELEVSLUTT)
• Eiendomsarkiv Tranøy kommunes innbyggere/byggesaksarkiv (EIEND-TRAN)
• Eiendomsarkiv Tranøy kommunes eiendommer (EIENDOM)
• Gårdsarkiv (GÅRDSARKIV)

Følgende arkivdeler i fagsystemer er med i det fullelektroniske arkivet:

• pasientjournaler innen hjemmetjenesten (Profil)
• pasientjournaler innen psykiatritjenesten (Profil)
• pasientjournaler Tranøy sykehjem (Profil)

3. Arkivformater

I Tranøy kommune skal saksdokumenter i det elektroniske arkivet konverteres til godkjent arkivformat så snart de er ferdigstilt evt senest ved avslutning av mappe. 

Følgende formater med tidspunkt for konvertering skal benyttes:

Fremstillingen av arkivversjoner med komprimerte JPEG-filer, MP3 lydfiler og MPEG-2 videofiler skal skje slik at dette ikke medfører ytterligere komprimering og svekket bilde- eller lydkvalitet.

4. Digitale signaturer

Tranøy kommune benytter foreløpig ikke digitale signaturer.

Digital arkivering av arealplaner er i tillegg til arkivloven også regulert i Forskrift til Plan- og bygningsloven om kart, stedfestet informasjon, arealformål og kommunalt planregister, se http://www.lovdata.no/for/sf/md/td-20090626-0861-001.html

Forskriften omtaler krav til bruk av digitale signatur i digitale plankart. Hovedregel er at disse skal følge gjeldende regelverk for digitale signaturer.

I Tranøy kommune skal alle vedtak i plansaker gjøres med tydelig henvisning til hvilket plankart som vedtas. Vedtatte plankart skal signeres for hånd og det signerte plankartet skal skannes og legges til saken

5. Makulering av papirversjoner

Mottatte papirdokumenter oppbevares i i minimum 6 måneder. Deretter gjennomføres makulering ved destruering. Det er etablert rutiner for systematisk makulering og destruering.

6. Periodedeling

Interkommunalt arkiv Troms er, i samarbeid med kommunens arkivleder og IT-ansvarlig, ansvarlig for utarbeidelse og vedlikehold av rutiner for periodedeling av det elektroniske arkivet.

7. Fagsystem