Organisering av arkiv og arkivtjeneste

1. Organisering av arkivtjenesten

Arkivtjenesten i Tranøy kommune er organisert som et sentralarkiv, med ett felles postmottak og ett felles saksarkiv for alle enheter/virksomheter.

Fagsystemer og papirbaserte objektserier er fysisk plassert hos de enhetene som har ansvaret og som til daglig saksbehandler innenfor fagområdet. Alle enheter i Tranøy kommune skaper ett felles arkiv med en journalførende enhet.

2. Oversikt over arkivstruktur og inndeling i arkivdeler

Fra 01.01.2016 har Tranøy kommune med visse unntak fullelektronisk arkiv. Dette betyr at det er de elektronisk produserte og lagrede dokumentene som er de originale, offisielle og gyldige versjonene. Alle arkiver fra før denne dato er å betrakte som papirbaserte. 

Systemet som brukes som generelt sak-/arkivsystem heter EDB Sak og Arkiv (heretter ESA) og skal være tilgjengelig for alle enheter som har behov for det.

Følgende enheter skaper Tranøy kommunes arkiv per 01.01.2016:

• Rådmannen
• Stabsenheten (ass. rådmann, økonomisk strateg, HMS/IK/folkehelse/kultur)
• Fellesenheten (post/arkiv/IT)
• Forvaltningsenheten (forvaltning/plan-og næring)
• Økonomienheten
• Grunnskoler (Stonglandet oppvekst - grunnskole, SFO, voksenopplæring, tilflyttertjeneste og bibliotek, Vikstranda skole - grunnskole, SFO og kulturskole)
• Barnehager (Stonglandet barnehage, Dansesletta barnehage)
• NAV sosial
• Hjemmebasert omsorg (hjemmetjeneste, helsesøster, fysioterapi)
• Institusjonsbasert omsorg (Tranøy sykehjem)
• Teknisk drift (forebyggende brann/beredskap brann, teknisk drift/vedlikehold/bolig)

Følgende arkivdeler inngår i det fullelektroniske arkivet:

Produsert i ESA:

• Saksarkiv (SARK 16-20)
• Referater (REFERAT)
• Personalarkiv (PERSONAL)
• Personalarkiv sluttet (PERSSLUTT) - arkivdelen ikke i bruk, avsluttet
• Tilflytterarkiv (FLYKTARKIV)
  • Tilflytterarkiv flyttet (FLYKTFLYTT)- arkivdelen ikke i bruk, avsluttet
• Elevarkiv/barnehagebarn (ELEV)
• Elevarkiv/barnehagebarn sluttet (ELEVSLUTT) - arkivdelen ikke i bruk, avsluttet
• Eiendomsarkiv Tranøy kommunes innbyggere/Byggesaksarkiv (EIEND-TRAN)
• Eiendomsarkiv Tranøy kommunes eiendommer (EIENDOM)
• Gårdsarkiv (GÅRDSARKIV)

Produsert i fagsystemene:

• bare pasientjournaler som følger EPJ-standarden eller fagsystemer som er Noark 5-godkjent kan være fullelektroniske på egen hånd
• pasientjournaler innen hjemmetjenesten (Profil)
• pasientjournaler innen psykiatritjenesten (Profil)
• pasientjournaler Tranøy sykehjem (Profil)

Følgende arkivserier produseres elektronisk men arkiveres på grunn av formkrav på papir:

• Avtaler som krever håndskrevet signatur
• Bankgarantier
• Skjøter, kommunale eiendommer
• Hjemmelsdokumenter, kommunale eiendommer
• Grunnavståelser ifm vann, avløp, tømming, veglys, veg, telefon, kraft
• Tillatelser til tursti over private eiendommer ifm Til topps i Tranøy
• Vitnemål fra Grunnskolen
• Karakterprotokoller

Følgende arkivserier bevares i papirversjon etter 01.01.2016 og inntil videre:

• Skolene: vitnemålsprotokoller/avgangsvitnemål, karakterprotokoller, frammøtedagbok SFO, arbeidsavtaler korttidskontrakter, oppfølging sykemeldte
• Hjemmebasert omsorg inkludert psykiatri; postjournal, brukerjournal PU-tjeneste, arbeidsavtaler korttidskontrakter, oppfølging sykemeldte
• Institusjonsbasert omsorg; postjournal, arbeidsavtaler korttidskontrakter, oppfølging sykemeldte
• Helsestasjon; helsekort for barn, journal for gravide, oversendelsesprotokoll
• NAV Sosial: postjournal, brukerarkiv, delegerte vedtak
• Barnehagene: oversikt barnehagebarn, frammøtedagbok, arbeidsavtaler korttidskontrakter, oppfølging sykemeldte
• Fysioterapitjenesten; pasientoversikt, pasientjournal
• Økonomi: regnskapsbilag, lønnsbilag (inkludert fraværsregistrering), bilag skatteregnskap, fakturagrunnlag, bostøtte og botilskudd
• Forvaltning, Plan og næring: Vedlegg til byggesak (som ikke lar seg skanne)
• Teknisk drift: Ledning kartverk vann og avløp (analogt)

3. Dokumentasjon i interkommunale samarbeidsorgan

Tranøy kommune deltar i flere samarbeidsordninger med andre kommuner: