|
Med kassasjon forstår vi at arkiverte dokumenter blir fjernet fra arkivet for å bli ødelagt. Kassasjonsregler skal tolkes slik at tillatelse til kassasjon er relativt, mens krav om bevaring er absolutt. Bevaringspåbud er omtalt i arkivforskrifta. Kassasjonsreglene inneholder ikke noe krav om kassasjon, men er en generell rettledning som sier noe hva slags sakstyper som kan kasseres. Arkivtjenesten må gjøre en kassasjonsvurdering av disse sakene for å se om de inneholder bevaringsverdig dokumentasjon. Generelle vilkår for gjennomføring av kassasjon:
- All kassasjon skal foregå som makulering eller brenning, dvs. fysisk ødelegging av arkivmaterialet.
- Kassasjon i saksarkiv skal forberedes i forbindelse med bortsetting av en arkivperiode. Ved overføring til bortsettingsarkiv skal arkivtjenesten skille ut saker som kan kasseres og pakke disse i egne arkivbokser merket med "KASS" og kassasjonsårstall. Kassasjon i saksarkiv skal gjennomføres på saksnivå, slik at saksmappene enten blir bevart eller kassert i sin helhet.
- Kassasjon i spesialarkiv kan gjennomføres kontinuerlig, slik at uaktuelle saksdokumenter blir fjerna fra mappene. Kassasjon i spesialarkiv kan evt. gjennomføres på dokumentnivå.
- Kassasjon i elektronisk saksarkiv følger periodisering hvert fjerde år
- Kassasjonen skal være dokumentert. På denne måten unngår en at det blir skapt tvil om materiale har blitt borte av andre årsaker. Arkivtjenesten skal derfor utarbeide kassasjonsrapport. Denne skal inneholde hjemmel for kassasjon, hva som er kassert (summarisk liste eller utskrift av kassasjonsliste fra sak-/arkivsystem) og tidspunkt for kassasjon.
All kassasjon skal følge "Riksarkivaren sine retningslinjer for kassasjonsbehandling" Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv Rettleiing i bevaring og kassasjon Tønsberg kommunes bevarings- og kassasjonsplan finnes under lokalt regelverk |