| Journalister/publikum henvender seg ofte først til arkivet for å få innsyn i saker/dokumenter. Følgende rutiner gjelder både for inn- og utgående dokumenter: Arkivets oppgaver: Arkivet mottar innsynskravet på felles postmottak: Post@lunner.kommune.no . Arkivet vidersender videresendes forespørselen til saksbehandler. Det er saksbehandler selv som skal ta stilling til om dokumentet kan gis til innsynskreveren. Som hovedregel skal henvedelser om innsyn behandles samme dag som de mottas. Saksbehandlers oppgaver: Saksbehandleren må gjøre en endelig vurdering om det etterspurte dokumentet kan og skal offentliggjøres når det er vurdert med utgangspunkt i reglene om taushetsplikt og meroffentlighet. Det er viktig å være oppmerksom på at saksbehandleren kan unnta eksempelvis et vedlegg fra offentlighet - selv om selve dokumentet er offentlig. Det samme gjelder eksempelvis deler av dokumentet. Bestilles dokument som inneholder informasjon som ikke kan offentliggjøres, må opplysningene sladdes. Skriv ut dokumentet, sladd og ta en kopi. Svar i slike tilfeller på mailen fra den som ønsker innsyn og postadresse som dokumentet kan sendes til. (evt. hentes) Er saken omfattende, legges saken (ev. kopier) i Sentralbordet slik at f.eks. journalisten kan komme og bla i saken (eller hente kopiene). Saksbehandleren gir i tilfelle journalisten melding om dette pr. e-post. Frister Dokumenter som kan offentliggjøres skal være hos journalisten (eller den som ønsker innsyn) så snart som mulig, og senest tre dager etter at henvendelsen kom til arkivet. HUSK AT HOVEDREGELEN ER AT DOKUMENTER ER OFFENTLIGE (Off.loven § 3) Parter i en sak vil dessuten ha utvidet rett til innsyn med hjemmel i Forvaltningsloven. Eksempler på noen vanlige årsaker til å unnta dokument fra offentlighet: Offentlighetslovens § 13 (skal-bestemmelse): Taushetsbelagte opplysninger - er den vanligste årsaken til at dokumenter (eller deler av det) unntas offentlighet. Her er det et direkte forbud mot offentliggjøring. Når dokumenter unntas med hjemmel i offentlighetsl. § 13, skal det alltid vises til hjemmelen for den lovbestemte taushetsplikten.
- Eks. "U.off., off.l. § 13, jfr. forvaltn.l. § 13".
Andre bestemmelser der det er lovbestemt taushetsplikt er f.eks. Sosialtjenestel. § 8-8, Barnevernl. § 6-7, Helsepersonell. § 21. Husk: Det er bare de taushetsbelagte opplysningene som skal unntas, resten av dokumentet kan være offentlig (på nærmere angitte vilkår, se bestemmelsens 2. ledd). Offentlighetslovens §14 - (kan-bestemmelse): a)Arbeidsdokument - etter § 14, første ledd vil dokumenter som et forvaltningsorgan har utarbeidet for sin interne saksforberedelse kunne unntas.
- Eks. notater, forslag til innstilling, kommentarer om enkeltpunkter utarbeidet som hjelp til den som skal treffe avgjørelsen
b) Intern saksforberedelse , etter § 14 kan dokumenter for den interne saksforberedelse unntas offentlighet når de er utarbeidet av et underordnet organ for det overordnede organs saksforberedelse. Dette kan også gjelde uttalelser innhentet utenfra, fra rådgivere eller særlige sakkyndige. Innstillinger fra administrasjonen til et folkevalgt organ er i utgangspunktet ikke omfattet. Husk: Prinsippet om meroffentlighet i off.l. § 11: Når det gjelder kan-bestemmelsene er vi forpliktet til alltid å vurdere om dokumentet likevel bør gjøres kjent, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas offentlighet.
|