|
Forvaltningen har en journalføringsplikt for meldinger og innlegg i sosiale medier som er å regne som saksdokumenter etter offentlighetsloven/arkivloven. Uavhengig av type verktøy, system og kommunikasjonskanal som er valgt. Det er innholdet som er avgjørende, ikke teknologien. Hva som er saksbehandling, veiledning/informasjon er en vurdering som må gjøres. Det krever kunnskap og vurderingsevne. Off. tjenestemenn har ikke «fri» fordi de ikke er på jobb, men sitter hjemme en sen kveldstime og ytrer seg i sosiale medier. Forvaltningen har en arkiveringsplikt for innholdet i alle sine nettsider og sosiale medier. Arkiveringsplikten er mer omfattende enn journalføringsplikten. Arkiveringsplikten omfatter alle dokumenter som oppstår som ledd i organets virksomhet, ikke bare saksdokumentene. Se arkivlovens § 9. Off arkiver har ikke lov til å slette arkiv eller dokumenter uten at Riksarkivaren har gitt sin uttalelse. Denne bestemmelsen omfatter også nettsteder, sos medier og blogger. Når mår SMS-er journalføres og arkiveres:
- Hvis SMS’er har påvirket vurderingen av saken eller beslutningen, er det nødvendig for forvaltningens eget dokumentasjonsbehov at disse blir tatt vare på
- Forvaltningen selv har ofte behov for å gå tilbake og se på en sak i ettertid for å se på hva som har skjedd.
- Det er også nødvendig for at samfunnet skal ha mulighet til å utøve demokratisk kontroll.
- Det praktiske ansvaret for at journalføring skjer korrekt, er hos den som sender eller mottar SMS-er i en sak
Hvordan skal SMS-er journalføres:
- Mobiltelefonen til den enkelte saksbehandler kan kobles opp til PC trådløs eller ved hjelp av USB-kabel.
- Importeres direkte fra mappestruktur og inn i sak/arkiv systemet.
- SMS kan videresendes til din mailadresse, journalføre den fra Outlook
- Mailen kan videresendes til arkivtjenesten (postmottaket) for journalføring, men da kan metadata gå tapt
Facebook, Twitter, blogg: Her gjelder de samme regler som journalføring og arkivering av SMS. Saksbehandlingen skal forvaltes og dokumenteres i tråd med lovverket og god forvaltningsskikk Hvordan journalføre:
- Det er nok å journalføre bloggposter samt diskusjonstråder på Facebook og Tvitter som et dokument. En behøver ikke dele det opp i enkeltdokumenter.
- Journalføring av innlegg i sosiale medier er ennå en tungvint og manuell prosess. Da systemene som brukes i forvaltningen ennå ikke er tilpasset forvaltningens bruk av sosiale medier.
- Arkivtjenesten kontrollere Lunner kommunes facebook side to dager i uken.
- Arkivet sørger for å journalføre derfra etter Iht til arkivering og journalføringsplikten
- Saksbehandler må selv ta ansvar for sine innlegg/kommentar på sosiale medier - sørge for å få dem arkivert i sak/arkiv systemet – Arkivtjenesten kan bistå
|