Saksbehandling politiske vedtak (PS)

Saksbehandling politiske saker (PS)

Rutine for saksbehandling i Meldal kommune

Denne rutine gjelder for alle som forbereder saker til de folkevalgte organer i Meldal kommune.

Bakgrunn i lovverk

Kommunelovens kapittel 4 – kommunens og fylkeskommunens administrasjon:

§ 23 - administrasjonssjefens oppgaver og myndighet, 2. ledd:

”Administrasjonssjefen (rådmannen) skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.”

Den kommunale forvaltningsordning er basert på et folkestyre hvor de folkevalgte skal kunne konsentrere sin oppmerksomhet om den overordnede politiske styring av virksomheten. Rådmannens hovedfunksjoner er i denne sammenheng å fungere som administrasjonens leder og sørge for forsvarlig saksforberedelse og iverksetting av vedtak. Rådmannen har både rett og plikt til å påpeke eventuelle rettslige feil og mangler ved avgjørelser i de folkevalgte organ. Loven sier at rådmannen i betydelig omfang kan overdra det praktiske ansvar for saksforberedelse til ansatte i administrasjonen. Det innebærer at disse forestår saksforberedelsen og legger saken fram for vedkommende folkevalgte organ, på rådmannens vegne.

Dette følger dermed samme prinsipp som delegasjonsbestemmelsene; all delegasjon fra de folkevalgte organ delegeres til rådmannen, som videre kan delegere dette til underordnede. Disse vil da utøve myndighet på rådmannens vegne og ansvar. Dette ut fra prinsippet om enhetlig ledelse og klare kommandolinjer og ansvarsforhold.

Kommunelovens kapittel 6 – saksbehandlingsregler i folkevalgte organer:

§ 32 om fastsetting av møter – sakliste – innkalling – møteledelse, 2. ledd:

”Lederen av det folkevalgte organ setter opp sakliste for det enkelte møte. Innkalling til møtet skal sendes organets medlemmer med høvelig varsel, og skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles.”

Det er ordfører og dernest den politiske lederen for det enkelte utvalg som avgjør hvilke saker som skal settes på den politiske dagsorden. Lover avskjærer ikke at men lar administrasjonen (rådmannen) utarbeide forslag til dagsorden for møtene, men dette vil ikke kunne danne grunnlag for innkalling uten lederens godkjenning.

Innkalling og sakliste bør avpasses organet og saksmengden, og må gå ut i så god tid at medlemmene har mulighet til å sette seg inn i sakene før møtet – normalt 4 – 5 virkedager før møtet.

Som hovedregel skal saksdokumentene følge utsendelsen av innkallingen.

Saksdokumentet; oppnevnelse av saker og arbeidsflyt

Når saksbehandlere mottar henvendelser/informasjon som krever politisk behandling, skal det avtales med rådmannen (alternativt den rådmannen har delegert ansvaret til) om at saken må forberedes til politisk behandling.

Saksdokumentet skal inneholde følgende momenter:

• Vedlegg
• Saksopplysninger
• Saksbehandlers vurdering
• Økonomiske konsekvenser
• Konsekvenser for klima- og økonomi
• Rådmannens forslag til vedtak

Saksopplysninger

Skal inneholde alle opplysninger som er nødvendig for å danne det korrekte bildet på saken. Opplysningene skal gis på nøytralt grunnlag og klart tilhøre saken. Det skal være samsvar mellom saksopplysninger og eventuelle vedlegg som følger med saken.

Saksbehandlers vurdering

Her skal saksbehandler kunne gi en egen, selvstendig vurdering. Vurderingen må ha sammenheng med de momenter som er gitt i saksopplysningene – her skal det være samsvar.

Vurdering av konsekvenser for

· Økonomi

For alle saker skal det tas stilling til de økonomiske konsekvensene saken har.

· Klima- og energi

Kommunestyret vedtok i 2009 Klima- og energiplan. Denne skal implementeres i all kommunal saksbehandling.

Rådmannens forslag til vedtak

Som saksbehandler er du gitt det praktiske ansvar for saksforberedelsen og er gjennom saksbehandlers vurdering gitt mulighet til å selvstendig synspunkt i den enkelte sak.

Når det gjelder forslag til vedtak, skal dette diskuteres med og godkjennes av rådmannen, før saken legges fram for det politiske organet. Det er rådmannen som avgjør ordlyden i forslaget til vedtak.

Forslag til vedtak skal være tydelig og kunne forstås på selvstendig grunnlag, uten at man i ettertid er avhengig av å lese hele saken for å forstå forslag til vedtak.

I forslag til vedtak som inneholder økonomiske konsekvenser, skal budsjettreguleringen dette medfører framgå tydelig.

Godkjenning og utsendelse av saksdokumenter

Rådmannen skal godkjenne alle saker. For å kunne sette seg inn i sakene, skal sakene oversendes rådmannen senest 7 virkedager før møtet i utvalget.

Som hovedregel skal saksdokumentene følge utsendelsen av innkalling og sakliste. Utsendelsen kan avpasses utvalget og saksmengden og praksis i vår kommune vil være som følger:

Til formannskap og hovedutvalg:

Utsendelse senest 4 virkedager før møtet avholdes.

Gjeldende praksis er at disse utvalgene har onsdag som møtedag – utsendelse skal da skje senest torsdag før møtet – før posten avhentes eller før lunsj dersom utsendelse skjer pr e-post.

Utvalgssekretær skal ha alle saker i hende senest dagen før utsendelse.

Til kommunestyret:

Utsendelse senest 5 virkedager før møtet avholdes.

Gjeldende praksis er at disse utvalgene har onsdag som møtedato – utsendelse skal da skje senest torsdag før møtet – før posten avhentes.

Utvalgssekretær skal ha alle saker i hende senest dagen før utsendelse.

Saksbehandling for Arbeidsmiljøutvalget:

Det er en egen forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg FOR 1977-04-29 nr 07: Forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg.,

Saksbehandlingen er omtalt i §10;

§ 10 Saksbehandlingen i arbeidsmiljøutvalget;

Utvalget tar opp spørsmål på eget initiativ eller etter anmodning fra et verneombud. Enhver annen arbeidstaker kan også henvende seg til utvalget med et arbeidsmiljøproblem.

Utvalget drøfter de saker de behandler, først med sikte på å oppnå enighet. Finner ikke utvalget fram til en løsning medlemmene kan bli enige om, skal det foretas avstemning.

Det skal skrives referat fra møtene i arbeidsmiljøutvalget. Ved avstemninger skal både flertallets og mindretallets standpunkt protokolleres.

Saksbehandlingen for AMU i Meldal kommune;

Dersom det skal legges fram dokumenter til AMU fra saksbehandler i kommunen skal det følges vanlige saksbehandlingsregler, men det skal ikke foreligge saksbehandlers vurdering eller "rådmannens forslag til vedtak".

Saker skal være levert sekretær for AMU (personalkontoret) innen 10 dager før møtet.

Det er AMU's sekretær som har ansvar for møteinnkalling og referat fra møter i AMU.