Ansvar, rutiner og rettigheter i SocioVedtak, søknad og dokumentasjon i forbindelse med søknad etter lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsetaten har et papirarkiv. Mappene er sortert på fødselsdato. Rutine for daglig arkivering ved NAV kontoret:
- Den enkelte saksbehandler arkiverer sakene sine fortløpende.
Rutine for utlån av saksmapper ved NAV kontoret:
- Alle saksbehandlerne henter mapper og legger inn lånekort, med informasjon om hvem som låner mappen og dato for utlån.
NAV Meldal har eget arkivrom. Alle saksbehandlere ved kontoret har egen nøkkel til arkivet, samt tilgang. Arkivet låses ved endt arbeidsdag. Systemansvarlig for Socio tildeler rettigheter (brukernavn og rolle), etter henvendelse fra leder. Alle saker /vedtak blir godkjent av leder eller godkjenningsansvarlig med delegert myndighet. Leder eller godkjenningsansvarlig med delegert myndighet gjennomgår alle vedtak og signerer. Vedtak signeres både elektronisk og papir. Arkiv NAV MeldalNAV Meldal har et to delt arkivsystem fordelt på stat og kommune. Den statlige tjeneste delen av NAV har fra 01.01.2013 hatt et fullelektronisk arkiv. Den kommunale delen har fremdeles et fysisk nærarkiv med mapper på brukerne. Alle ansatte ved kontoret har tilgang til begge arkivene. Det kommunale arkivet er fysisk låst og det er leder som gir tilgang og nøkler til veilederen som er ansatt ved kontoret. Det statlige fullelektroniske arkivet krever at leder gir tilgang til hver enkelt veileder i forholdt til arbeidsoppgaver og fagfelt. Ved endring av arbeidsfelt og enhet, endres også tilgangen tilsvarende. Sentrale funksjoner i socio
- Journal/postjournal
- Eksport av data til NAV Personkort
- Rapportering til SSB / KOSTRA
- Økonomisk rådgivning
- Saksbehandling
- KVP / aktiviteter
- Tiltaksplan / individuell plan
|