|
Rutine for digitalisering av eiendomsarkivet i Documaster Formål: Formålet med rutinen er å sikre at byggesaksarkivet blir digitalisert og registrert på riktig måte. Rutinen gjelder for alle saksmapper som skal skannes. QR-ark: QR-ark som benyttes ved skanning til Documaster Byggesak/Fradeling/Landbruk/Oppmåling beholdes og følger den fysiske mappen ved arkivering, med grønt kryss for ferdig. Logge på Documaster: http://documaster.meldal.kommune.no Brukernavn og passord må tastes inn Søke i Documaster: I søkefeltet øverst til høyre kan du søke på gårdsnr(gnr), bruksnr (bnr), festenummer(fnr), adresse og tiltakstype. Med tiltakstype menes f.eks nytt bygg, bolig, garasje etc. Du kan velge å søke på saksmappe-nivå eller dokumentnivå. Dersom du bruker tegnet «før og etter søkeord vil du få et mer nøyaktig søkeresultat. Eks. «57/2» Søkeresultatet kan filtreres på sakstype og byggtype: Sakstype:
- Byggesak (2550)
- Fradeling (292)
- Konsesjon (77)
Byggtype:
- Enebolig (1050)
- Fritidbygg/hytte (750)
- Våningshus (523)
Rydde i arkivmappe før digitalisering (forarbeid):
- Det vises til rutinebeskrivelse Rydding av eiendomsarkiv
- Halvparten av mappene er ryddet (pr januar 2018)
- Tiltakene ligger i rekkefølge eldste nederst-
- Tegninger til slutt i hvert enkelt tiltak
- Husk at alt materiale skapt før 1950 skal bevares og i mest mulig i original tilstand
- Arkivmappene er sortert etter gårds- og bruksnummer
-
Tiltakene skal være sortert innenfor følgende mappetyper:
Byggesak
Fradeling
Landbruk
Oppmåling
-
Deretter sortering på tiltakstyper (ref oversikt tiltakstyper) som f.eks
- ny enebolig, garasje, tilbygg mm under mappe Byggesak
- deling av eiendom under mm mappe Fradeling
- grøfting, melkekvote, tilskudd mm under mappe Landbruk
- ny matrikkelenhet, målebrev mm under mappe Oppmåling
| Tilfeller:
|
Aktivitet:
|
| Veldig slitte / ødelagte ark
|
Legges i plastmappe for skanning, evt ta fargekopi av originalen og skann kopien. Legg originalen i et omslag (brettet A3) evt. konvolutt og oppbevar på mappa. Kopien legges også på mappa etter skanning.
|
| Tegninger med rift
|
Skannes i plastmappe hvis nødvendig, unngå å bruke tape
|
| Omslagsmapper
|
Skannes hvis nødvendig (info utover sakstittel)
|
| Små notatlapper /gullapper
|
Skannes dersom det er viktig dokumentasjon og kastes etter at de er skannet
|
| Håndskrevne notater
|
Skannes
|
| Konvolutter
|
Skannes ikke, kastes
|
| Visittkort
|
Skannes ikke, kastes
|
| Fotografier
|
Skannes
|
| Arkene henger sammen/stiftet
|
Alle ark deles. Ark som henger sammen kan skjæres og bøker/rapporter som er limt kan skjæres i ryggen. Unntak er alt materiale før 1950.
|
Mappetyper
- velg mappe, ref. nedenfor
- skriv ut QR-kode for mappetype (B,F,L eller O), denne skal alltid komme som første dokumentet for hvert tiltak i skanneprosessen.
- Så kommer QR-kode for dok.type foran hver dokumenttype (eks. søknad/melding om tiltak, vedtak, kart og tegninger)
| Mappetype = QR-ark
|
| Oppmåling
|
| Byggesak
|
| Fradeling
|
| Landbruk
|
MerknadLegg inn merknad hvis dette har betydning for tiltaket. Saksnummer
- Registrer år for tiltaket (ÅÅÅÅ)
- Det kan være flere tiltak i en mappe, og hvert enkelt tiltak skal ha eget omslag, eksempel nedenfor viser ferdig skannet tiltak:
Tiltakstyper:
| Tiltakstype:
|
Mappetype:
|
Eksempel:
|
| Altan/veranda/terasse
|
B
|
|
| Anneks/uthus
|
B
|
Hytte/bolig
|
| Annet
|
B F L O
|
Bruker der en ikke finner egnet tiltakstype
|
| Avkjørsel
|
B
|
Avkjørsel og avstand (vegvesen)
|
| Bolig
|
B
|
Nybygg, ene- og tomannsboliger, flermannsboliger, våningshus
|
| Bruksendring
|
B L
|
|
| Driftsbygning
|
B
|
Fjøs, redskapshus, stall, eldhus
|
| Dyrking
|
L
|
|
| Erstatning
|
B L
|
|
| Feierapport
|
B
|
|
| Forpaktning
|
L
|
|
| Forurensning
|
L
|
|
| Garasje/Carport
|
B
|
Nybygg/restaurering
|
| Grensepåvisning/justering
|
L O
|
|
| Hytte/Fritidsbolig
|
B
|
Nybygg/restaurering
|
| Hyttetomt
|
B
|
|
| Jordlovsak
|
L
|
|
| Kommunale avgifter
|
B
|
|
| Konsesjon
|
L
|
|
| Lån
|
L
|
|
| Målebrev
|
O
|
|
| Melkekvote
|
L
|
|
| Næringsbygg
|
B
|
Industri, kontor- forretningsbygg, landbruksbygg etc
|
| Naust
|
B
|
|
| Offentlig bygg
|
B
|
Skole, helsetun, barnehage, rådhus etc
|
| Pipe/ildsted
|
B
|
|
| Rehabilitering/utbedring
|
B
|
|
| Riving/Sanering
|
B
|
|
| Sammenføying/seksjonering
|
B
|
|
| Sikringstiltak
|
B
|
|
| Skogbruk
|
L
|
|
| Skogbruksplan
|
L
|
|
| Stabbur
|
B
|
|
| Tilbygg/påbygg
|
B
|
Tilbygg hytte, tilbygg bolig, andre tilbygg
|
| Tilskudd
|
L
|
|
| Tomt
|
B
|
Boligtomt, næringstomt etc
|
| Utslippstillatelse
|
B
|
|
| V/A / Sanitærabonnement
|
B
|
|
| Veg
|
B L
|
Landbruksveg, skogsveg
|
Dokumenttyper = QR-kodeark
| Dokumenttyper:
|
Ekspempel:
|
| Søknad/melding om tiltak
|
- Søknad/melding om tiltak
- Forhåndshenvendelse/- konferanse
- Bygge anmeldelse
- Gjenpart nabovarsel
- Ikke godkjente eller henlagte søknader som er erstattet
- Melding om tiltak
- Søknad ang. utslipp fra separate avløpsanlegg
- Søknader for ikke realisert tiltak
- Opplysninger om tiltakets ytre rammer og bygningsspesifikasjon
- Beregning BRA/boligspesifikasjon
- Søknad om byggetillatelse
- Søknad om ett-trinns søknad
- Søknad om dispensasjon
- Søknad om utvidet bruk av avkjørsel
- Søknad om endring av tillatelse
- Søknad om tillatelse til tiltak
- Søknad om utslippstillatelse
- Tilbaketrukne søknader
- Produktbeskrivelse
- Søknad om seksjonering
- Søknad omdeling av grunneiendom
|
| Vedtak
|
- Delegert vedtak/delegasjonssak nr…
- Byggetillatelse
- Approbasjon
- Bygningsrådssak
- Bygningssjefsak
- Igangsettelse
- Utskrift av møtebok, alle møtebøker fra forskjellige råd og utvalg
- Avslag på søknad
- Vedtak
- Opphevelse av vedtak
- Rammetillatelser
- Fylkesmannens vedtak
- Vedtak tilleggsgodkjenning, dispensasjoner
- Samlet saksframstilling
- Saksframlegg (for saker til politisk behandling
|
| Ansvarsrett og kontroll
|
- Søknad/erklæring om ansvarsrett
- Bygningskontrollskjemaer
- Kontrollerklæring
- Kontrollplaner
- Sentral godkjenning
- Søknad om ansvarsrett som selvbygger
- Søknad om lokal godkjenning
- Søknad om godkjenning av foretak
- Beregningsrapporter
- Protokoll i forbindelse med utstikking
- Kontrolldokumentasjon (som bygget)
|
| Avtaler
|
- Erklæringer – bygging nær eiendom eks
- Fullmakter – annen enn hjemmelshaver
- Heftelser
- Grunneieravtaler, feste- bygselkontrakt
|
| Korrespondanse
|
- Svarbrev, klager, protester, merknader til nabovarsel etc
- Referat fra forhåndskonferanse
- Samtykker/vedtak fra annen instans (Arbeidstilsynet, Sivilforsvaret, Næringsmiddeltilsynet, Statens vegvesen, Jernbaneverket etc)
- Notat
- Foreløpig svar
- Uttalelser fra andre offentlige instanser
- Varsel om pålegg
- GAB-skjema
- Foto
- Reguleringsbestemmelser, reguleringsbeskrivelser
|
| Ferdigattest/brukstillatelse
|
- Anmodning om ferdigattest eller midlertidig brukstillatelse
- Innflyttingstillatelse
- Ferdigattest/ønske om besiktigelse
|
| Kart/tegninger
|
- Kartutsnitt med påtegning
- Innmålingsskisse m/ koordinatliste. Lange lister lar seg ikke skanne så disse legges i arkivmappa uten skanning – noteres under Merknadsfeltet
- Situasjonsplan og situasjonskart
- Godkjente tegninger
- Alle bygningstegninger – plan, snitt, fasade, terrengprofiler
|
| Målebrev
|
|
| Rapport/trykksaker
|
- Alle typer rapporter og tidsskrifter
|
| Tilsyn
|
|
| Diverse
|
|
Metadata:
| Metadata
|
Aktivitet
|
Beskrivelse/Instruks
|
| Gårds nr/ Bruks nr / Feste nr / Seksjons nr
|
Hentes fra søknad eller mappen
|
- Dersom en får «Ingen treff på eiendom» i Matrikkelen/Documaster, se i mappa for andre eiendommer eventuelt kontakt Meldal Kommune.
- Der tiltaket gjelder flere gnr/bnr skrives alle gnr/bnr inn. Eks. 2/5 2/6 Rikkas veg adkomst
- Der en har valg mellom flere leiligheter velges den øverste leiligheten i oppslaget.
- For f.eks avkjørsel, vannkum, va-anlegg, dukkehus, avslåtte byggesøknader etc der det ikke er bygd og/eller riving, finnes ikke bygning som samsvarer. Da velger en alltid hovedbygningen (dersom denne finnes). Dette for at tiltaket vil vises i kart ved senere innsynsløsning.
- Eiendommer der det ikke finnes bygning som en kan til-knytte, registreres kun gnr/bnr. Finnes det ikke adresse eller annen info – skriv inn for eksempel navnet på eier (Salvesen&Thams) under merknad.
- Der tiltaket gjelder flere gnr/bnr skrives alle gnr/bnr inn.
- For Byggesaker velges eiendom, bygning og adresse.
- Er det ett leilighetskompleks der saken gjelder hele bygningen velges kun eiendom.
- For Landbruk og Delingsaker velges kun Eiendom.
|
| Eiendom
|
Hentes fra Matrikkeloppslaget
|
- Skal alltid velges uansett sakstype.
- Vil automatisk dukke opp som Tittel i saken sammen med Bruksnavn (hvis det eksisterer på eiendommen).
|
| Bygning
|
Hentes fra Matrikkeloppslaget
|
- Kan velges, men vil ikke være en del av Sakstittel
|
| Adresse
|
Hentes fra Matrikkeloppslaget
|
- Velges der det er listet/tilgjengelig, og vil være en del av Sakstittel
|
| Arkivdel
|
Historisk Eiendomsarkiv
|
|
| Tittel
|
|
- Hentes automatisk fra valgt eiendomsinfo samt Tiltakstype.
- Kan også fylle manuelt inn ekstra info.
|
| Offentlig tittel
|
Valgfritt
|
|
| Skjerming
|
For skjerming på saksnivå
|
|
| Nøkkelord
|
Valgfritt
|
|
| Type
|
Forhåndsvalgte Sakstyper
|
- Hentes fra Saksmappe der det står hvilken Sakstype dette gjelder (eks Byggesak).
|
| Saksnummer
|
Hentes fra etikett på mappen
|
- Her brukes År (ÅÅÅÅ), fra ÅÅÅÅ til ÅÅÅÅ hvis dokumentene inneholder flere år
|
| Tiltakshaver
|
Valgfritt
|
|
| Tiltakstype
|
Hentes fra etikett på mappen
|
- Henets fra nedtrekksmeny.
- Vil bli en del av Tittel.
|
| Note/Merknad
|
Brukes ved behov
|
- Brukes spesielt på saker merket Annet der en spesifiserer hva sakens tittel er.
- Kan også brukes som ekstra info.
|
| Opprett
|
|
Oprettelse av en sak på ett Gnr/Bnr der det ikke er flere saker
|
| Opprett og ny
|
|
Oprettelse av en sak på ett Gnr/Bnr der det er flere saker og en vil beholde Mtarikkel info
|
|
|